Entspannt im digitalen Wandel
Unaufhaltsam werden bestehende Supportprozesse digitalisiert. Damit verbunden sind grosse Chancen, die rechtzeitig erkannt werden sollten. Durch die Vernetzung und Automatisierung von Routinearbeiten durch intelligente Systeme lässt sich Zeit für Kunden gewinnen.
© Abacus Research AG
Frage
Wie verändern sich die administrativen Prozesse?
Antwort
Nehmen wir als Beispiel die Arbeitszeit und Spesen von Aussendienstmitarbeitenden. Sie sind den ganzen Tag unterwegs, teilweise bei mehreren Kunden täglich. Hier den Überblick zu behalten, ist schwierig. Mit den bereits heute zur Verfügung stehenden Tools der Ostschweizer Softwareschmiede Abacus Research AG ist es möglich, die Erfassung schneller und genauer zu erledigen.
Vor der Abfahrt zum Kunden hinterlegt der Mitarbeitende den Kunden und startet die automatische Zeitmessung auf der kostenlosen Smartphone-App AbaCliK. Die Messung wird dann gestoppt, wenn der Besuch beim Kunden bzw. die Rückfahrt beendet ist. Nun erfolgt eine automatische Synchronisation der gespeicherten Zeit in die Abacus Projektverwaltung. Der Mitarbeitende macht Pause und nimmt ein Mittagessen zu sich! Die Zeiterfassung wird pausiert. Mit AbaCliK wird ein Bild des Kassenbons erstellt und als Spesenrapport an die Abacus Software übermittelt. Die pausierte Zeiterfassung wird fortgeführt. So einfach kann die Rapportierung von Zeitarbeit sein.
Mit AbaCliK sind Unternehmen in der Lage, anfallende Spesen und Leistungen innerhalb kürzester Zeit und mit höchster Genauigkeit an die Kunden zu verrechnen. Aus den von AbaCliK übermittelten Daten wird in der Projektverwaltung per Knopfdruck eine Faktura erstellt. Die an die Mitarbeitenden zu vergütenden Spesen werden automatisch in die Abacus Lohnbuchhaltung übergeben und mit dem nächsten Lohnlauf direkt ausbezahlt.
Kann der Treuhänder ein Unternehmen in Echtzeit unterstützen?
Durch die Vereinfachung der Prozesse und die dadurch gewonnene Zeit kann ein Unternehmen Routinearbeiten in der Finanz- oder Lohnbuchhaltung künftig selbst erledigen. Dadurch spart es bares Geld. Der Treuhänder steht dem Unternehmen beratend zur Verfügung und kann komplexere Arbeiten für das Unternehmen ausführen. Dank AbaWeb (Abacus Service Plattform) arbeitet das Unternehmen und der Abacus-Treuhänder auf derselben Plattform. Ein Datenaustausch via E-Mail oder USB-Datenträger ist nicht notwendig. Der Treuhänder kann das Unternehmen in Echtzeit in allen Fragen zur Buchhaltung oder zur Anwendung der Software beraten.
Welche weiteren Prozesse können vereinfacht werden?
Erfassung und Verarbeitung der Kreditoren
Kreditorenbelege in Papierform sind aufwendig zu verarbeiten. Einfacher geht es, wenn diese mittels Scanner digitalisiert werden. Das durch den Scanner generierte PDF kann von der Abacus Kreditorenbuchhaltung gelesen werden. Die für die Belegerfassung relevanten Daten werden anschliessend direkt gespeichert. Die Eingangsrechnungen werden unmittelbar nach deren Eintreffen im System erfasst, dadurch gibt es keine liegengebliebenen oder verloren gegangenen Rechnungen mehr. Danach werden die Rechnungen mit der Visumskontrolle an jene Personen weitergeleitet, die die Rechnungen kontrollieren. Erst nach erteilter Freigabe wird die Zahlung ausgelöst. Wenn die zuständigen Personen selten im Büro anzutreffen sind, werden die Belege mittels den verfügbaren Apps an das persönliche Smartphone übermittelt und die Freigabe erfolgt ortsunabhängig. Dank kürzerer und kontrollierbarerer Durchlaufzeiten können offerierte Skonti in Abzug gebracht werden.
Immer häufiger treffen Rechnungen als Anhang einer E-Mail ein. Die Abacus Software ist in der Lage, die verwendete E-Mail-Adresse auf eingehende Rechnungen zu prüfen. Die eingetroffenen Rechnungen werden ausgelesen und der Rechnungsanhang automatisch an die Kreditorenbuchhaltung übergeben. Dank der integrierten Ablage- und Suchfunktion sind die Belege jederzeit wieder auffindbar.
Arbeitszeitkontrolle
Die iPad-App AbaClocK, eine Zeitstempel-Uhr speziell für Abacus, speichert und übermittelt registrierte Arbeitszeiten. Eine Erfassung und Berechnung des auszuzahlenden Lohnes ist hinfällig. Ein detaillierter Stundenrapport wird mit der Lohnabrechnung erstellt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die beiden Dokumente auf dem konventionellen Postweg, per E-Mail oder im digitalen Dossier zu den Mitarbeitenden gelangen. Der grosse Vorteil liegt auf der Hand:
Durch die zeitnahe Erfassung der geleisteten Stunden ist die Erfüllung der gesetzlichen Dokumentationspflichten jederzeit gewährleistet.
Fakturierungsprozess
Aus der grossen Erfahrung in der Betreuung von KMU ist bekannt, dass Word und Excel als Instrument zur Fakturierung weit verbreitet sind. Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist die Zeit dieser Instrumente abgelaufen. AbaNinja bietet alles, was Unternehmen mit den beiden Instrumenten haben und noch einiges mehr: Adress-Stammdaten, Produkt-/ Dienstleistungsstammdaten und automatisierte Dokumenten-Erstellung. Mit wenigen Mausklicks kann aus den genannten Daten sowie einem Vorlage-Dokument eine Offerte erstellt werden. Diese wird per E-Mail an den potenziellen Kunden versendet. Jederzeit ist ersichtlich, ob die Offerte vom Empfänger geprüft wurde. Eine automatische Rückmeldung informiert, wenn die Offerte angenommen wurde. Basierend auf der Offerte können per Knopfdruck Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erstellt werden. Die dabei generierten Daten können direkt in die Abacus Buchhaltung übertragen werden. Alles was benötigt wird, ist die Registrierung einer E-Mail-Adresse auf abaninja.ch.
Was muss für eine erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens beachtet werden?
Aufgrund der unzähligen Angebote rund um das Thema Digitalisierung muss sich der Unternehmer zunächst überlegen, wo das grösste Potenzial liegt. Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Kreditorenbelegen digitalisieren zuerst diesen Prozess. Unternehmen mit vielen Aussendienstmitarbeitenden beginnen bei der Zeit- und Spesen-Rapportierung mit AbaCliK. Kleinstunternehmen beginnen mit AbaNinja.
