Jahresabschlussarbeiten: Was muss beachtet werden?
Arbeiten im Zusammenhang mit der Erstellung eines korrekten Jahresabschlusses sind zeitintensiv. Sie müssen oftmals zusammen mit dem Alltagsgeschäft erledigt werden.
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Frage
Wie können Jahresabschlussarbeiten möglichst effizient und ohne Qualitätsverlust gemeistert werden?
Antwort
Mehrwertsteuer: Diese Stolpersteine sollten Sie im Auge behalten
Im Bereich der Schweizerischen Mehrwertsteuer fallen zum Jahresende verschiedene Arbeiten an. So ist man verpflichtet, eine Abstimmung zwischen den deklarierten Umsätzen sowie den Umsätzen gemäss Buchhaltung zu erstellen. Diese Abstimmung ist sehr hilfreich, um allfällige unterjährige Fehler zu entdecken und zu beheben. Sollten sich aus dieser Abstimmung Differenzen zu den bereits eingereichten Quartalsabrechnungen ergeben, können diese per Jahresabstimmung oder per Korrekturabrechnung nachgemeldet werden. Bei der Jahresabstimmung werden nur die Differenzen deklariert, eine Korrekturabrechnung hingegen ersetzt eine bereits eingereichte Abrechnung.
Spätestens zum Jahresende sollten auch allfällige Privatanteile (z.B. private Nutzung Geschäftsfahrzeug) verbucht werden, die ebenfalls in der MWST-Abrechnung als pflichtiger Umsatz angegeben werden müssen.
Wenn Sie Gegenstände oder Dienstleistungen mit Vorsteuerabzug
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auch ausserhalb Ihrer unternehmerischen Tätigkeiten oder
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für Leistungen, für die ein Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann,
verwenden, müssen Sie spätestens am Ende der Steuerperiode eine Vorsteuerkorrektur vornehmen. Für die Berechnung muss ein geeigneter Aufteilungsschlüssel gefunden werden. Eine Möglichkeit wäre, die Umsätze der verschiedenen Geschäftsfelder als Aufteilungsschlüssel heranzuziehen.
Lohnbuchhaltung: Haben Sie alles korrekt erfasst und gemeldet?
Auch die Arbeiten im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung sind am Jahresende etwas zeitintensiver als bei den monatlichen Lohnabrechnungen. Einerseits müssen diverse Sozialversicherungsdeklarationen eingereicht werden (Ausgleichskasse, Unfallversicherung, Krankentaggeld), andererseits muss sichergestellt werden, dass die Lohnaufwendungen gemäss Lohnbuchhaltung mit den Zahlen gemäss Finanzbuchhaltung übereinstimmen.
Die Lohnsummendeklaration an die zuständige Ausgleichskasse muss jeweils bis zum 30. Januar des Folgejahres erfolgen. Sollten Ihnen die finalen Lohnsummen bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt sein, ist es empfehlenswert, zumindest eine provisorische Deklaration einzureichen und die finale zu einem späteren Zeitpunkt nachzureichen. Somit können allfällige Verzugszinsen reduziert werden. Mittlerweile stellen verschiedene Ausgleichskassen oder auch Unfallversicherer eine digitale Plattform zur Verfügung, über die solche Meldungen ganz einfach und schnell erledigt werden können.
Die Schlussrechnungen der verschiedenen Sozialversicherungen sowie eventuelle Bonuszahlungen, die zwar erst im neuen Jahr erfolgen, jedoch das alte Jahr betreffen, müssen mittels passiver Rechnungsabgrenzung periodengerecht im Aufwand des alten Geschäftsjahres verbucht werden.
Jahresabschluss: So bereiten Sie sich ideal vor
Damit die Erstellung des Jahresabschlusses nicht mehr Zeit benötigt als notwendig, macht es Sinn, strategisch vorzugehen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle abschlussrelevanten Unterlagen (u.a. Bankauszüge per Stichtag sämtlicher Bankkontos, Warenlagerliste, Liste der offenen Debitoren- bzw. Kreditorenrechnungen) zur Hand haben. Sind diese Unterlagen bereit, sollten Sie sich durch sämtliche Bilanzpositionen durcharbeiten und die entsprechenden Abschlussbuchungen vornehmen. Empfehlenswert ist die Erstellung einer Checkliste, die sämtliche Abschlussarbeiten auflistet. So geht nichts vergessen. Zudem ist es motivierend, die notwendigen Schritte als erledigt zu markieren und so den Fortschritt erkennbar zu machen. Bezüglich der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen nehmen Sie sich am besten die Liste der verbuchten Abgrenzungen aus dem Vorjahr zur Hand – oftmals sind es jährlich wiederkehrende Rechnungen, die erfasst werden müssen. Am besten legen Sie
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Rechnungen, die Sie unterjährig bezahlt haben, die jedoch einen Leistungszeitraum bis ins nächste Jahr betreffen (aktive Rechnungsabgrenzung) sowie
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Rechnungen, die erst im neuen Jahr eingetroffen sind, die jedoch noch das alte Geschäftsjahr betreffen (passive Rechnungsabgrenzung),
direkt für die Abschlusserstellung zur Seite. Eine weitere Bilanzposition, die etwas mehr Zeitaufwand benötigt, sind sicherlich die Sachanlagen. Hier führen Sie idealerweise eine Anlagenbuchhaltung, in der sämtliche Zu- und Abgänge des entsprechenden Jahres nachgetragen werden. So haben Sie die beste Übersicht, um am Ende über die Höhe der Abschreibungen zu entscheiden.
Steueraufwand: Nutzen Sie die gesetzlichen Gestaltungsmöglichkeiten
Vorwegnehmen muss man, dass, wer mit seinem Unternehmen Gewinne erzielt, auch Steuern zahlen muss. Allerdings räumen Ihnen die steuergesetzlichen Vorgaben gewisse Möglichkeiten ein, um die Steuerbelastung zu senken:
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Auf den Warenvorräten können Wertberichtigungen von bis zu einem Drittel vorgenommen werden, selbst wenn diese aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht notwendig sind.
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Bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen können pauschale Wertberichtigungen vorgenommen werden, die über die effektiven Wertverluste hinausgehen. Die entsprechenden Prozentsätze sind in den kantonalen Steuergesetzen festgehalten. In den Kantonen Uri, Zug und Schwyz können auf den Beständen der Inlandforderungen bis zu 10% und auf den Auslandforderungen bis zu 15% wertberichtigt werden.
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Auch bei Anlagevermögen gibt es Möglichkeiten, die Steuerbelastung des Geschäftsjahres zu reduzieren. So sind in einigen Kantonen – darunter Uri, Schwyz und Zug – Sofortabschreibungen auf einen Pro-Memoria Franken auf beweglichen Betriebseinrichtungen zulässig. Im Kanton Zug ist eine solche Abschreibung allerdings nur im Anschaffungsjahr möglich, in den beiden anderen Kantonen auch in den Folgejahren.
Wenn Sie sich diese Gewinnsteuerungsmöglichkeiten zu Nutze machen, kann die Steuerbelastung bedeutend reduziert werden.
Allerdings kann es natürlich auch sein, dass nicht die Gewinnreduzierung das Ziel ist, sondern der Ausweis eines möglichst hohen Gewinnes, um die Gewinnausschüttung zu maximieren. In diesem Fall werden Sie erwartungsgemäss auf die beschriebenen Mechanismen verzichten. Dennoch müssen die handelsrechtlichen Bewertungsrichtlinien stets eingehalten werden.
Nun sind Sie an der Reihe
Mit diesen Tipps im Hinterkopf können Sie einer Jahresabschlusserstellung ohne Bedenken entgegensehen und werden sie als Abwechslung zum Alltagsgeschäft sehr gerne in Angriff nehmen.
