Häufig gestellte Fragen zur QR-Rechnung
Seit 1. Juli 2020 kann die QR-Rechnung produktiv eingesetzt werden. Die ersten Erfahrungen zeigen, dass dabei einige Herausforderungen auftreten können. Die meistgestellten Fragen und Problemstellungen klären wir nachfolgend:
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Wieso wird in der Verarbeitung die QR-IBAN erkannt aber die zugehörige Bank kann nicht gefunden werden?
Der im Abacus importierte Bankenstamm muss aktualisiert werden. Der Software-Betreuer/-Anbieter kann für Sie diese Aktualisierung vornehmen; für unsere AbaWeb-Kunden haben wir den Bankenstamm bereits angepasst.
Wieso wird die Referenznummer nicht erkannt?
Da es drei Arten von QR-Rechnungen gibt, müssen Sie zuerst feststellen, um welche Art von Einzahlungsschein es sich dabei handelt:
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Mit QR-IBAN, welche den «orangen Einzahlungsschein» ablöst und immer eine 27-stellige Referenznummer aufweisen muss.
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Gewöhnliche IBAN, welche die «roten Einzahlungsscheine» ablöst. Diese kann eine Nummer beginnend mit «RF» aufweisen.
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Gewöhnliche IBAN, welche keine Referenznummer aufweisen.
Eine QR-Rechnung ist also nicht immer ein Ersatz für den orangen Einzahlungsschein. Die QR-Rechnung kann auch mit einer normalen IBAN verwendet werden. Folglich ist nicht immer eine Referenznummer enthalten.
Ist eine Referenznummer neben dem QR-Code angedruckt, kann man grundsätzlich davon ausgehen, dass diese auch im SwissPayment-QR-Code selbst enthalten ist und somit im Abacus erkannt und im entsprechenden Feld abgefüllt werden muss. Wird die Referenznummer trotzdem nicht erkannt, muss geprüft werden, ob der SwissPayment-QR-Code gültig ist.
In der von Abacus Research AG veröffentlichten QR-Anleitung finden Sie detaillierte Informationen.
Kann ich erkennen, ob es sich um einen gültigen SwissPayment-QR-Code handelt? Wie muss ich zur Überprüfung vorgehen?
Für die Überprüfung eignen sich die Plattformen von www.paymentstandards.ch oder qr-rechnung.net.
Die Abacus Version 2020 AbaScan-Inbox zeigt in der Übersicht der zu verarbeitenden PDF-Dateien, welche QR-Rechnungsart erkannt wurde. Wenn QR-R steht, wurde der SwissPayment-QR-Code erkannt. Werden auch in diesem Fall nicht alle Daten aus dem Dokument übertragen, können Sie mit dem Smartphone den Inhalt des QR-Codes sichten. Sind die fehlenden Daten nicht vorhanden, ist dies mit grosser Wahrscheinlichkeit auf eine unvollständige Definition des QR-Codes zurückzuführen. In diesem Fall sollten Sie Ihren Lieferanten informieren, so dass er künftige Rechnungen mit einem vollständigen QR-Code versenden kann.
Ist der QR-Code korrekt und mit allen Daten vollständig erkannt aber es gibt trotzdem Probleme, kontaktieren Sie bitte unseren Support per E-Mail abacus@mattig.ch oder telefonisch unter Tel. +41 (0)41 819 54 00.
Welche Möglichkeiten gibt es, QR-Rechnungen zu lesen? Werden diese im Abacus unterstützt?
Die gegenwärtig unterstützten Belegleser finden Sie in der von Abacus Research AG veröffentlichten Anleitung zur QR-Rechnung. Auf der letzten Seite finden Sie die aktuellen, getesteten Belegleser. Alternativ zu einem Belegleser können Sie AbaScan bzw. die Option «Belegleser» der Kreditorenbuchhaltung verwenden. Für Beratung kontaktieren Sie uns per E-Mail abacus@mattig.ch oder telefonisch unter Tel. +41 (0)41 819 54 00.
Was ist die Ursache, dass ein Lieferant vom System nicht gefunden werden kann, obwohl die Stammdaten erfasst sind und auch der neue Zahlweg QR-IBAN gespeichert wurde?
Die Daten auf dem Beleg müssen mit den jenen der Stammdaten übereinstimmen. Dies gilt für den Namen und die Postleitzahl. Ab der Abacus Version 2019 besteht ein integrierter Adress-Aktualisierungs-Assistent. Dieser ermöglicht eine einfache Übernahme der Daten aus dem Beleg in die Lieferantenstammdaten. Auf der Abacus Version 2018 muss die Übernahme manuell erfolgen.
Quellenverzeichnis:
https://www.abacus.ch/aktuelle-themen/aktuelle-informationen-zur-qr-rechnung
https://www.abacus.ch/aktuelle-themen/sind-sie-bereit-fuer-die-qr-rechnung
