Buchführung im Wandel: Die Chancen der Digitalisierung
Die fortschreitende Digitalisierung durchzieht sämtliche Branchen und hat dabei eine umwälzende Wirkung auf etablierte Arbeitsprozesse. Im Zentrum dieser Veränderungen steht auch die Buchführung und das Rechnungswesen, das durch innovative Technologien und Softwarelösungen zu neuen Horizonten aufbricht. Dieser Artikel beleuchtet die Entwicklungen der Digitalisierung in der Buchführung und wirft einen spezifischen Blick auf die Kreditorenverarbeitung mit Hilfe der Deepbox des Softwareherstellers DeepCloud AG (eine Tochter des grössten Schweizer ERP-Software Herstellers Abacus Research AG).
Frage
Welche konkreten Vorteile bringt die Digitalisierung für die Buchführung von Unternehmen mit sich und inwiefern beeinflusst sie die traditionellen Prozesse?
Antwort
Digitalisierung in der Buchführung: Effizienz, Genauigkeit und Mehrwert
Ein zentraler Aspekt der digitalen Buchführung liegt in der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Hierbei kommen intelligente Softwarelösungen zum Einsatz. Softwarelösungen, die nicht nur Rechnungen und Quittungen scannen, sondern auch automatisch extrahieren, analysieren, verstehen und automatisch verbuchen. Dies beschleunigt den gesamten Buchführungsprozess erheblich, verhindert Prozessbrüche und minimiert zudem menschliche Fehler.
Die Digitalisierung der Buchführung ist jedoch nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern eine transformative Kraft, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzen verwalten und Geschäftsbücher führen, grundlegend verändert. Die Automatisierung von Buchführungsprozessen ermöglicht nicht nur eine erhebliche Steigerung der Effizienz, sondern auch eine höhere Genauigkeit und Transparenz. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, erleben nicht nur eine Entlastung in administrativen Aufgaben, sondern schaffen auch Raum und Zeit für die Bearbeitung wesentlicher Finanzfragen. Gerade auch in Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidender Vorteil.
Konkret befreit diese Automatisierung die Finanzfachleute von zeitraubenden, repetitiven Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich vermehrt auf komplexe und wesentliche Finanzaspekte zu konzentrieren. Indem routinemässige Aufgaben effizienter erledigt werden, gewinnen Unternehmen Zeit, um sich auf Analysen, Budgetplanung, Liquiditätsmanagement und strategische Finanzentscheidungen zu fokussieren.
DeepBox von Abacus: Künstliche Intelligenz trifft Buchführung
Ein herausragendes Beispiel für die Digitalisierung in der Buchführung ist die DeepBox von DeepCloud AG, eine wegweisende Softwarelösung, die Künstliche Intelligenz (KI) mit der hochentwickelten Buchführungssoftware von Abacus Research AG verbindet.
Die DeepBox zeichnet sich insbesondere durch die automatische Verarbeitung von Belegen aus. Dank intelligenter Dokumentenerkennung können Debitoren- und Kreditorenbelege in der Abacus Software effizient verbucht werden. Dabei werden die Belege in wenigen Augenblicken analysiert und alle relevanten Beleginformationen extrahiert. Beispielsweise werden unterschiedliche Mehrwertsteuersätze richtig erkannt und korrekt zugeordnet. Schliesslich werden die Belege automatisch in der Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung verarbeitet, Verbuchungsvorschläge werden erstellt und neue Stammdaten erfasst.
Nachfolgend wird beispielhaft dargestellt, wie mit Hilfe der DeepBox ein Kreditorenbeleg automatisch verarbeitet und verbucht wird:
1. Kreditorenbeleg erhalten
Der Kreditorenbeleg kann auf den unterschiedlichen Wegen (Briefpost, E-Mail, Scan, E-Bill etc.) und in den verschiedensten Formaten in das Unternehmen gelangen. Die Zuteilung des Kreditorenbelegs zum korrekten Geschäftsbereich, der Kostenstelle oder der verantwortlichen Person ist mitunter nicht ganz einfach. Wo und wie der Kreditorenbeleg im Unternehmen eintrifft, spielt mit Hilfe der DeepBox keine Rolle mehr. Sämtliche Kreditorenbelege werden in einem ersten Schritt für die Weiterverarbeitung an das digitale Postfach («DeepBox Inbox»), gesendet.
2. Beleg analysieren
Der Kreditorenbeleg wird im digitalen Postfach von der intelligenten Datenerfassungs-KI analysiert und relevante Informationen aus dem Beleg extrahiert. Das Ergebnis sind strukturierte Daten: von der Lieferantenadresse, über die angewandte Mehrwertsteuer bis hin zu einzelnen Rechnungspositionen.
3. Beleg zuordnen und visieren
Das digitale Postfach ordnet den Beleg anhand der extrahierten Informationen einem Geschäftsbereich, einer Kostenstelle oder einem Projekt zu. Die für den Geschäftsbereich verantwortliche Person prüft den Beleg und kann manuell – sofern notwendig – zusätzliche Informationen ergänzen.
4. Zahlung
Nach der Visierung wird der Beleg automatisch für die Zahlung vorgesehen. Die Zahlung kann via Online Banking via Datei «pain.001» eingelesen werden oder via Anbindung im Electronic Banking ausgelöst werden.
5. Beleg in Abacus verbuchen
Im Abacus wird automatisch eine Buchung zum Kreditorenbeleg angelegt und der Freigabeprozess ausgelöst. Hinterlegte Regeln ermöglichen auch eine direkte Verbuchung in die Abacus Software (ohne Schritt 3). In der Praxis wird das oft für Rechnungsbeträge unter einem definierten Betrag eingesetzt, damit der Verbuchungsprozess nochmals beschleunigt werden kann.
Fazit: Die Zukunft der Buchführung gestalten
Die Digitalisierung eröffnet nicht nur neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen, sondern verändert auch die Rolle der Buchhalter und Treuhänder grundlegend. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Integration von KI wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität des Rechnungswesens erheblich verbessert.
Die DeepBox repräsentiert die Spitze des Eisbergs in dieser digitalen Revolution. Ihr Einsatz zeigt, dass die Buchführung nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert werden kann, um einen echten Mehrwert für Unternehmen zu schaffen. Die Zukunft der Buchführung ist zweifellos digital, und diejenigen, die die Möglichkeiten der Technologie nutzen, werden einen entscheidenden Vorteil erlangen.
Möchten auch Sie die Zukunft Ihrer Buchführung aktiv gestalten und weitere Deep-Technologien kennenlernen? Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie auf Ihrem Weg in die digitale Buchführung zu begleiten und Ihnen die vielfältigen Möglichkeiten näherzubringen.
