On-/Offboarding: Wenn ein Stellenantritt mehr auslöst als nur Vorfreude
Ein neuer Mitarbeitender beginnt im Unternehmen. Zunächst ist das eine erfreuliche Nachricht. Gleichzeitig bedeutet es im Hintergrund oft eine ganze Reihe von Aufgaben. Das HR muss die Person im System erfassen, der Arbeitsvertrag wird vorbereitet, die IT richtet E-Mail und Zugänge ein, und oft müssen ein Laptop, ein Badge oder ein Arbeitsplatz organisiert werden. Auch das Team möchte natürlich wissen, wann die neue Kollegin oder der neue Kollege startet und welche Vorbereitungen bereits getroffen wurden.
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In vielen Unternehmen laufen diese Prozesse noch immer erstaunlich manuell ab: einige E-Mails hier, eine Excel-Liste dort und vielleicht noch eine Erinnerung im Kalender. Solange das Team klein ist, funktioniert das meist recht gut. Mit zunehmender Unternehmensgrösse wird es jedoch schnell unübersichtlich. Genau hier setzt ein strukturiertes On-/Offboarding mit Abacus an.
Onboarding mit System statt Improvisation
Mit einem klar strukturierten Prozess im System lassen sich viele Schritte automatisch koordinieren.
Sobald eine neue Person erfasst wird, können die nächsten Aufgaben automatisch angestossen werden. Das HR kümmert sich um die administrativen Daten oder übernimmt diese direkt aus dem Bewerbermanagement. Die IT erhält die notwendigen Informationen für die Einrichtung der Zugänge, und andere Abteilungen sehen auf einen Blick, welche Vorbereitungen noch anstehen.
Der grosse Vorteil: Niemand muss daran denken, wer als Nächstes informiert werden sollte. Das System sorgt dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig eingebunden werden und ihre Aufgaben termingerecht erledigen können.
Davon profitieren nicht nur die Organisation, sondern auch die neuen Mitarbeitenden. Wenn am ersten Arbeitstag alles vorbereitet ist, entsteht von Anfang an ein professioneller und wertschätzender Eindruck.
Auch Austritte brauchen klare Prozesse
Der Austritt einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters ist organisatorisch ebenso wichtig wie der Eintritt. Gerade in dieser Phase ist es entscheidend, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.
Zugänge müssen deaktiviert, Geräte zurückgenommen, administrative Aufgaben abgeschlossen und Dokumente wie beispielsweise Arbeitszeugnisse erstellt werden. Werden diese Aufgaben lediglich über Erinnerungen oder E-Mails gesteuert, besteht die Gefahr, dass einzelne Schritte übersehen werden.
Mit dem On-/Offboarding lassen sich auch diese Austrittsprozesse systematisch abbilden. Sobald ein Austritt erfasst wird, werden automatisch die entsprechenden Aufgaben ausgelöst. So behalten Führungskräfte, IT und Administration jederzeit den Überblick, selbst dann, wenn mehrere Abteilungen und Personen beteiligt sind.
Weniger Administration, mehr Zeit für Menschen: Das ist HR!
Beim On- und Offboarding geht es um weit mehr als um Prozesse. Es geht darum, Mitarbeitenden Wertschätzung zu vermitteln und administrative Abläufe möglichst reibungslos zu gestalten. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben gewinnen HR-Abteilungen wertvolle Zeit für das, was wirklich zählt: Menschen begleiten, die Zusammenarbeit fördern und Entwicklung ermöglichen. Ein gut eingerichtetes On-/Offboarding mit Abacus kann dazu einen spürbaren Beitrag leisten – Tag für Tag.
