Pauschalansätze für die Deklaration des Aussendienstanteils
Die Beschränkung des Fahrkostenabzugs führt bei vielen Arbeitnehmern mit Geschäftsfahrzeugen zur Erhöhung des steuerbaren Einkommens. Wie hoch diese ausfällt, hängt unter anderem von der Aussendiensttätigkeit des Mitarbeitenden ab.
Am 15. Juli 2016 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung aufgrund der FABI-Vorlage eine Mitteilung veröffentlicht, wie die Aussendiensttätigkeit zu berechnen ist und für welche Funktionen und Berufsgruppen Pauschalen angewendet werden können.
Verfügt der Arbeitnehmer über ein Geschäftsfahrzeug und arbeitet er ganz oder teilweise im Aussendienst, muss der Arbeitgeber unter Ziffer 15 des Lohnausweises den prozentmässigen Anteil Aussendienst bescheinigen. Diese Angabe erleichtert dem Mitarbeitenden die Deklaration des Arbeitswegs in seiner Steuererklärung, da nur die Tage zu deklarieren sind, an denen er mit dem Geschäftsfahrzeug vom Wohnort an die übliche, permanente Arbeitsstätte fährt. Je höher die Aussendiensttätigkeit ist, desto geringer fällt das zusätzlich steuerbare Einkommen aus.
Grundsätzlich ist der prozentuale Anteil Aussendienst vom Arbeitgeber effektiv zu ermitteln und auf dem Lohnausweis zu bestätigen. Der Arbeitgeber muss daher über die Aussendiensttage jedes einzelnen Mitarbeitenden genauestens buchführen, was bei einer höheren Anzahl Aussendienstmitarbeitenden einen erheblichen Administrativaufwand verursacht und kaum sinnvoll umsetzbar ist. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, hat die Eidgenössische Steuerverwaltung in Zusammenarbeit mit den Kantonen eine Funktions- und Berufsgruppenliste für den zu bescheinigenden Anteil Aussendienst erarbeitet (vgl. ESTV-Mitteilung). Die Liste sieht beispielsweise für einen Ingenieur im Baugewerbe einen Aussendienstanteil von 70%, für einen IT-Spezialisten von 90% und für einen Verkaufsberater im Aussendient von 100% vor. Geschäftsleitungsmitgliedern und Direktoren sämtlicher Branchen wird ein Anteil von 5% zugesprochen.
Das nachfolgende Berechnungsbeispiel zeigt das zusätzliche steuerbare Einkommen auf Bundesebene für Mitarbeitende mit Geschäftsfahrzeugen und unterschiedlichen Aussendiensttätigkeiten. Der Arbeitsweg beträgt dabei 80 Kilometer (hin und zurück). Der Bund wie auch die meisten Kantone rechnen mit 220 Arbeitstagen pro Jahr und einer Kilometerpauschale von 70 Rappen.
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Aussendienstätigkeit
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20%
44 Aussendiensttage
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50%
110 Aussendiensttage
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90%
198 Aussendiensttage
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Arbeitswegkosten
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9'856
(220 x 80 x 0.70 x 80%)
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6'160
(220 x 80 x 0.70 x 50%)
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1'232
(220 x 80 x 0.70 x 10%)
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Abzgl. FABI Pauschale (Bund)
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- 3'000
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- 3'000
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- 3'000
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Geldwerter Vorteil (steuerbares Einkommen)
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6'856
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3'160
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0
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Gemäss Mitteilung der Eidgenössischen Steuerverwaltung ist die Anwendung freiwillig bzw. dürfen die Pauschalen nur angewendet werden, falls die effektive Ermittlung der Aussendiensttage zu einer übermässigen Belastung für den Arbeitgeber führt. Genauere Kriterien zur Anwendung werden leider keine genannt. Ebenfalls ist unklar, ob die Pauschalen für sämtliche Aussendienstmitarbeitende eines Unternehmens anzuwenden sind oder ob für jeden einzelnen Angestellten zwischen der pauschalen und der effektiven Methode gewählt werden kann. Hingegen ist es jedem Arbeitgeber erlaubt, mit der Steuerverwaltung des Sitzkantons abweichende Pauschalsätze zu vereinbaren, sofern er die publizierten Pauschalsätze für seine Arbeitnehmer tatsächlich als unzutreffend bzw. zu niedrig beurteilt.
Fazit
Die Möglichkeit zur Anwendung von Pauschalsätzen ist zu begrüssen und stellt für viele Unternehmen eine beträchtliche administrative Vereinfachung dar. Welchen Arbeitgebern und in welchem Umfang die Anwendung von Pauschalsätzen aber zugestanden wird, kann zurzeit nicht abschliessend beurteilt werden. Unternehmen sollten ihre geplanten Pauschalsätze daher vorgängig in einem verbindlichen Steuerruling festhalten.
