Gelebte Digitalisierung in der Treuhandbranche
Sind Sie für die digitale Zukunft gerüstet? Wir berichten über die gelebte Digitalisierung der Treuhandbranche.
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Überall ist von Digitalisierung die Rede. Was bedeutet dies?
Michèle Troller: Digitalisierung bedeutet Arbeitsprozesse automatisieren, Informationen elektronisch speichern und diese ortsunabhängig zugänglich machen. Im Rahmen der Digitalisierung kann die Effizienz der Geschäftsprozesse gesteigert werden. Hierfür müssen die für die Digitalisierung in Frage kommenden Prozesse definiert und der ideale Zeitpunkt für die Umstellung gewählt werden. Einige Prozesse können ohne grosse Kosten digital abgewickelt werden.
Wie kann die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) die Digitalisierung bei Kunden unterstützen?
Michèle Troller: MSuP ist Vertriebspartner von ABACUS. ABACUS hat die Zeichen der Digitalisierung schon früh erkannt. Bereits seit 2008 kann die Business Software ABACUS über das Internet unter dem Namen AbaWeb genutzt werden. Der Benutzer muss keine Software auf dem eigenen System installieren, sondern kann über einen Internet-Browser auf seine Daten zugreifen. Der manuelle Datenaustausch zwischen unseren Kunden und uns fällt somit weg. Zum Beispiel kann MSuP den Jahresabschluss fertigstellen und der Kunde kann zur gleichen Zeit im neuen Geschäftsjahr seine Tagesgeschäfte abwickeln.
Was ist der Unterschied zwischen ABACUS und AbaWeb?
Simon Zuber: AbaWeb ist eine webbasierte Version der ABACUS-Software. Die Software-Programme werden durch MSuP via Online-Zugriff für Unternehmen zur Verfügung gestellt. Der AbaWeb-Kunde benötigt keine lokale Installation mehr, sondern kann die Programme direkt über den Web-Browser starten. Der Kunde arbeitet dabei auf den Servern von MSuP. Teure Investitionen für Hardware und Software entfallen, da die benötigten Module je nach Bedürfnis flexibel gemietet werden können. Selbstverständlich kann die ABACUS-Software bei Bedarf auch weiterhin lokal beim Kunden installiert werden.
Viele Prozesse verlangen heute noch eine grosse Menge an Papier. Kann die benötigte Papiermenge durch den Einsatz von ABACUS-Software reduziert werden?
Michèle Troller: ABACUS bietet viele Möglichkeiten der digitalen Datenübermittlung und Ablage. Das papierlose Büro kann dadurch weitgehend realisiert werden. Gemäss unseren Erfahrungen wird der Weg zum papierlosen Büro bei Kunden ganz unterschiedlich angegangen. Neue Firmen oder Firmenzweige nutzen die „grüne Wiese“ bereits bei der Planung der neuen Arbeitsprozesse und gestalten diese weitgehend papierlos. Etablierte Firmen hingegen benötigen oftmals mehr Zeit, um das Potential zu erfassen und bestehende Prozesse anzupassen.
Wie wird die Digitalisierung bei Kunden von MSuP gelebt?
Michèle Troller: Es gibt unterschiedliche Beispiele, welche Leistungen MSuP für Kunden im Bereich der Digitalisierung erbringt. Beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung: Viele Kunden scannen mittlerweile ihre Lieferantenechnungen ein, um diese direkt im Buchhaltungsprogramm zu verarbeiten. Die Rechnungen werden online kontrolliert, digital visiert und die Zahlungsdaten werden elektronisch an die Bank weitergeleitet. Die in ABACUS gespeicherten Rechnungsbelege stehen für weitere Kontrollen oder Auswertungen stets zur Verfügung. Eine weitere Einsatzmöglichkeit besteht darin, Informationen und Daten aus anderen Datenquellen (z.B. ERP Branchenlösungen) mittels Schnittstellen in das ABACUS-System einzulesen, wo diese weiterverarbeitet und für Auswertungen genutzt werden. Auch die Zeiterfassung über AbaCliK oder die Rechnungserfassung über Abaninja werden stark nachgefragt und zunehmend genutzt. Der Datenzugriff durch unsere Kunden und MSuP zur gleichen Zeit ist bereits Alltag geworden und hilft uns bei der technischen oder fachlichen Unterstützung unserer Kunden. Durch AbaWeb ist es zudem sehr einfach geworden, gewisse Aufgabenbereiche zur Effizienzsteigerung zu teilen. So können wir beispielsweise die Lohnbuchhaltung erstellen, während ein Kunde die Buchhaltung selber führt.
Welche konkreten Nutzen entstehen für KMU, wenn diese Geschäftsprozesse mit Hilfe von ABACUS umsetzen?
Michèle Troller: Neben den bereits genannten Vorteilen sehen viele Unternehmen den Hauptnutzen in der Digitalisierung von Informationen. Die erfassten Daten dienen nicht nur der Vergangenheitsbewältigung, sondern können mit geeigneten Auswertungen als Führungsinstrument genutzt werden. Ebenso können die digitalen Daten mit überschaubarem Aufwand gesetzeskonform archiviert werden.
Ist ABACUS ausschliesslich für Buchhaltungsprozesse ausgelegt?
Simon Zuber: Nein, mit ABACUS können heute alle wichtigen Geschäftsprozesse abgewickelt werden. Vom Einkauf und der Rapportierung über die Verwaltung von Ressourcen bis zur Abrechnung und Fakturierung. Die verschiedenen Module sind webbasiert verfügbar und können standortunabhängig verwendet werden. ABACUS ist eine Gesamtlösung; Daten können zentral erfasst und von allen Modulen verwendet werden.
Hat sich das klassische Verhältnis vom Treuhänder zum Kunden mit AbaWeb verändert?
Absolut. Unsere Kunden nutzen die Möglichkeiten von AbaWeb, um die Tagesgeschäfte selber und dadurch kostengünstiger zu verbuchen. Wir können weiterhin Spezialarbeiten wie Lohn- oder Abschlussarbeiten durchführen. Die Zusammenarbeit zwischen unseren Kunden und uns erreicht dadurch eine neue Dimension, die Daten sind stets aktuell für beide Parteien verfügbar. Heute sind wir stärker in der fachlichen Beratung und im technischen Support gefragt. Eine schöne Entwicklung sehe ich jedoch klar beim steigenden Bewusstsein der Buchhaltung als Führungsinstrument bei unseren Kunden, welche neu in den Prozess der Buchführung eingebunden sind.
Ist AbaWeb für jeden Kunden sinnvoll? Oder gibt es da Grenzen?
AbaWeb richtet sich an KMUs in der Schweiz, welche die eigenen Geschäftsprozesse effizient abwickeln möchten. Durch die Skalierbarkeit der Software kann die Software mit dem Unternehmen wachsen. Der Grundstein für die digitale Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse ist somit gelegt. Zusätzliche Benutzer und weitere Module können nahtlos in die bestehende ABACUS-Installation integriert werden. AbaWeb wird mit einer differenzierten Preisstruktur abgerechnet, dadurch bezahlt jede Unternehmung nur die Leistungen, welche sie effektiv benötigt.
Wie und wo werden die Daten gesichert?
Die Daten werden auf den Servern von MSuP in Schwyz gespeichert. Die IT-Infrastruktur der MSuP entspricht den aktuellen technischen Standards und die Daten werden regelmässig gesichert. Der Kunde wird somit von steigenden Anforderungen im Bereich Datensicherheit entlastet.
Welche Risiken bestehen hinsichtlich Datensicherheit im Netz?
Jeder Benutzer muss sich am System authentifizieren, damit dieser auf die Daten der Unternehmung zugreifen kann. Dafür kann das Zertifikat der Schweizer Post (SuisseID) verwendet werden. Durch die Zwei-Phasen-Authentifizierung wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Für die Übertragung der Daten über das Internet verwendet AbaWeb SSL, der Datenverkehr ist somit End-zu-End-verschlüsselt und kann bei der Übertragung nicht durch Dritte eingesehen werden. Der Benutzer muss sicherstellen, dass beide Faktoren der Authentifizierung nicht in falsche Hände geraten.
