Digitalisierte Supportprozesse sind für KMUs eine grosse Chance
Wer administrative Prozesse vereinfacht, den Datenaustausch automatisiert und Routinearbeiten von intelligenten Systemen erledigen lässt, gewinnt mehr Zeit für Kernprozesse und spart bares Geld.
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Wie ändert sich die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und KMU aufgrund der Digitalisierung?
Die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Kunde ist von einem hohen Grad an Daten- und Informationsaustausch mit vielen administrativen Routineprozessen geprägt. Solche Prozesse lassen sich dank der Digitalisierung vereinfachen und/oder automatisieren. Der Kunde kann die Effizienz seiner Geschäftsprozesse steigern und sich auf seine Kernkompetenzen fokussieren. Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) ist Vertriebspartner von ABACUS Research AG und nutzt deren Tools, um die Zusammenarbeit mit ihren Kunden sowie die Supportprozesse bei Kunden effizienter zu gestalten.
Wie kann der Treuhänder den Kunden in Echtzeit unterstützen?
Alternativ zur Führung der Buchhaltung durch den Treuhänder besteht die Möglichkeit, dass die Buchhaltung bzw. Teile der Buchhaltung innerhalb der KMU mittels der internetgestützten Business Software ABACUS über AbaWeb geführt wird.
Über das Internet greift das KMU auf die Daten zu und bearbeitet seine Buchhaltung. Ein manueller Datenaustausch zwischen dem KMU und MSuP wird dadurch unnötig. Die Sicherheit der Daten ist durch eine geschützte Verbindung zu den Servern von MSuP gewährleistet.
ABANINJA: Übersicht erstellter Rechnungen
Die Datensicherung erfolgt regelmässig und wird mehrfach gespeichert. Das KMU ist in der Bearbeitung der Buchhaltung zeitlich flexibel und kann die Software ortsunabhängig nutzen. Bei Fragen kann MSuP jederzeit auf das System zugreifen und Unterstützung bieten oder auch Krankheits- und Ferienabwesenheiten im KMU überbrücken. Der Grad der Zusammenarbeit und der Mix der eingesetzten Module wie Finanzbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung sowie Projektverwaltung und moderne Zeiterfassung kann je nach Geschäftsmodell, Ressourcen und Kompetenzen im KMU gestaltet werden. Mit den Tools zur Vereinfachung der Supportprozesse kann die klassische Buchhaltungssoftware gezielt ausgebaut werden.
Wie sehen mögliche Vereinfachungen von Supportprozessen aus?
Kreditorenprozess
Ein papierloser Kreditorenprozess bringt nur Vorteile: Erstens müssen keine Kreditorenrechnungen mehr in Ordnern oder Archiven gesucht werden, denn die abgespeicherten PDF-Originaldokumente stehen auf Knopfdruck im Dossier der Kreditorenbuchung jederzeit elektronisch zur Verfügung. Zweitens können Durchlaufzeiten für die Prüfung und Rechnungsfreigabe durch Workflows innerhalb der Kreditorenbuchhaltung massiv reduziert werden. Es ist auch möglich die Rechnungsvisierung und -freigabe mobil, das heisst orts- und zeitunabhängig, vorzunehmen. Durch den schlanken und effizienten Visumsprozess wird sichergestellt, dass die offerierten Skonti auch genutzt werden können.
Zeit- und Spesenerfassung
Dank mobilen Apps können Mitarbeitende, die unterwegs bei Kunden, Lieferanten oder z.B. auf Baustellen tätig sind, die Zeit- und Spesenerfassung ortsunabhängig vornehmen. Die Präsenzzeiten von Mitarbeitern werden auf dem AbaClock-Gerät (Ipad) registriert und mit der Abacus-Software synchronisiert. Die Vorteile der zeitnahen Erfassung dieser Informationen liegen auf der Hand: Die gesetzlichen Pflichten der Arbeitszeiterfassung können einfach umgesetzt werden. Die geleisteten Stunden von Stundenlöhnern werden direkt in die Lohnbuchhaltung übertragen. Der Stunden- und Feriensaldo von Mitarbeitenden ist jederzeit aktuell. Das Zusammensuchen von Spesenbelegen Ende Monat wird hinfällig und die Fakturierung der Leistungen kann zeitnah erfolgen, da diese in Echtzeit im System erfasst werden.
ABACLIK: Startseite
Fakturierungsprozess
Die Zeit von Word und Excel zur Erstellung von Fakturen geht langsam aber sicher zu Ende. AbaNinja ermöglicht Kleinstunternehmen ihr Büro zu digitalisieren.
ABACLIK: Leistungs- und Spesenrapportierung
Die Erstellung von Offerten aus dem integrierten Adressstamm ist denkbar einfach. Per Knopfdruck werden Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und mehrwertsteuerkonforme Rechnungen erstellt, versendet und archiviert. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge werden mit den signierten Originalbelegen übermittelt und direkt verbucht. Bei fehlendem Zahlungseingang versendet das System automatisiert eine Zahlungserinnerung. Die erfassten und generierten Informationen können automatisch an die Abacus-Buchhaltung, unabhängig ob diese vom KMU oder von MSuP geführt wird, übermittelt werden.
Welche Überlegungen sind anzustellen, wenn die Digitalisierung der Supportprozesse angegangen wird?
Die Möglichkeiten der Digitalisierung von Prozessen sind so vielfältig und individuell wie die KMU selbst.
Es ist daher zunächst wichtig zu eruieren, wo eine grosse Anzahl an Routinetätigkeiten erfolgt und wo Mitarbeiterkapazitäten gebunden sind, welche gezielter für Kernaufgaben eingesetzt werden können. Zentral ist somit, dass sich das KMU vor dem Einsatz einer neuen Software bzw. eines neuen Softwaremoduls hinterfragt, wie sich dies auf den Nutzen des Kunden bzw. auf den Ressourcengewinn auswirkt.
Verliert ein Montagebetrieb viel Zeit mit dem Zusammensuchen der Spesenbelege und Arbeitsrapporte, welche die Basis für die Fakturierung bilden, ist es naheliegend sich zunächst diesem Prozess anzunehmen. Während ein anderes Unternehmen, welches eine grosse Anzahl an Kreditorenrechnungen zu bewältigen hat, wohl eher mit dem Kreditorenprozess starten wird.
