Wann ist ein Abzug für ein Arbeitszimmer möglich?
Immer mehr Arbeitnehmer*innen arbeiten von zu Hause aus. Somit stellt sich die Frage, ob die Kosten für ein privates Arbeitszimmer bei den Steuern in Abzug gebracht werden können.
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Voraussetzungen für den Arbeitszimmerabzug
Die modernen Arbeitsplatzkonzepte nehmen stetig zu (Stichworte: Desk-Sharing, Home-Office). Vielfach stehen den Arbeitnehmerinnen bei diesen Modellen keine fixen Arbeitsplätze mehr zur Verfügung.
Die Kosten für hierfür notwendige private Arbeitszimmer können unter folgenden Voraussetzungen als Berufsauslagen steuerlich in Abzug gebracht werden:
- Ein wesentlicher Teil der Erwerbstätigkeit muss ausserhalb des Arbeitsortes erledigt werden, weil die Arbeitgeber*innen das notwendige oder geeignete Arbeitszimmer nicht (oder nicht ständig) zur Verfügung stellen oder weil dessen Benützung nicht möglich oder zumutbar ist.
- Ein besonderer Arbeitsplatz, der vorwiegend den Charakter eines Arbeitszimmers haben muss, muss zu diesem Zweck in den privaten Räumen der steuerpflichtigen Person auch tatsächlich genutzt werden. Wird dieses Arbeitszimmer auch für private Zwecke benutzt, muss ein angemessener Privatanteil berücksichtigt werden.
Ein steuerlicher Abzug kann nicht geltend gemacht werden, wenn die steuerpflichtige Person Büroräume am Arbeitsort während den ordentlichen und angemessenen Arbeitszeiten benützen kann bzw. die Arbeit aus rein persönlichen Gründen (Annehmlichkeit oder Bequemlichkeit) im privaten Arbeitszimmer ausübt.
Erst kürzlich beschäftigte sich das Bundesgericht mit der Frage, ab wann eine Erwerbstätigkeit zu Hause als wesentlich und regelmässig gilt. Das Bundesgericht hat diese Frage leider offengelassen, jedoch auf die Praxis im Kanton Basel-Landschaft verwiesen, der von 40% der Arbeitszeit ausgeht. Andere Kantone sehen das Kriterium der Wesentlichkeit jedoch bereits bei einem Drittel der gesamten Arbeitszeit als erfüllt (Kanton Luzern). Im heutigen Umfeld stellt sich die Frage, ob die Wesentlichkeit tatsächlich in einer fixen Zahl ausgedrückt werden kann oder ob nicht auch bei einem tieferen Prozentumfang (z.B. bei 20%) von einem wesentlichen Teil ausgegangen werden muss. In konkreten Fällen muss den Steuerbehörden aber sicher die Notwendigkeit und die Regelmässigkeit im Detail dargelegt werden können.
Berechnung des Abzugs
Abzugsfähig ist gemäss Luzerner und Schwyzer Praxis der auf das Arbeitszimmer entfallende Anteil der Auslagen für Miete, Beleuchtung, Heizung und Reinigung, wobei für die Berechnung die Gesamtkosten durch die Anzahl der Zimmer plus zwei geteilt werden (Formel: Mietwert + Nebenkosten geteilt durch Anzahl Zimmer + 2).
Wird das Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in der eigenen Wohnung genutzt, muss der Abzug auf der Basis des steuerbaren Mietwerts ermittelt werden.
Die Berufsauslagenpauschale
Sowohl für die direkten Bundessteuern als auch für die Kantonssteuern kommen Pauschalabzüge für die übrigen Berufsauslagen zur Anwendung (Bund: 3% des Nettolohnes, mindestens CHF 2‘000, maximal CHF 4‘000 / Kantone: unterschiedlich). Mit dieser Pauschale abgegolten sind alle mit der Berufsausübung verbundenen Kosten wie beispielsweise Berufswerkzeuge (auch Computer/Tablet etc.), Berufskleider, Fachliteratur, Beiträge an Berufsverbände sowie die Nutzung eines privaten Arbeitszimmers. Vorbehalten bleibt der Nachweis höherer effektiver Auslagen, wenn diese insgesamt höher ausgefallen sind als die Pauschale. Die Kosten für auswärtige Verpflegung, Fahrtkosten, Schichtarbeit oder Wochenaufenthalt sind separat geregelt. Sind die effektiven Berufsauslagen inkl. Kosten für das private Arbeitszimmer also höher als die Pauschale, lohnt sich die Geltendmachung.
