Am 1. Juli 2024 sind die Änderungen des Gesetzes über die Beurkundung und Beglaubigung (BBG; SRSZ 210.210) in Kraft getreten. Mit § 19 Abs. 2 und 3 (neu) hat der Gesetzgeber des Kantons Schwyz damit die rechtliche Grundlage für die sogenannte Fernbeglaubigung von Unterschriften oder Handzeichen geschaffen.
Definition
Als Unterschriftenbeglaubigung wird der formelle Prozess bzw. die formelle Handlung einer Urkundsperson bzw. eines Notars verstanden, mit welchem die Echtheit der Unterschrift oder des Handzeichens einer natürlichen Person bestätigt wird. Als Fernbeglaubigung im engeren Sinne wird daher der vorerwähnte Prozess verstanden, welcher in Abwesenheit bzw. während des «Fernbleibens» der unterzeichnenden Person durchgeführt wird.
§ 19 Abs. 1 und 2 BBG (Gesetz über die Beurkundung und Beglaubigung [neue Fassung])
Der neue Wortlaut des kantonalen BBG sieht vor, dass die Beglaubigungsperson nach vorgängiger Absprache mit der betreffenden Person deren Unterschrift oder Handzeichen auch bei deren Abwesenheit gestützt auf deren Anerkennung beglaubigen kann, sofern keine Zweifel an der Identität der Person und an der Echtheit ihrer Unterschrift bestehen (§ 19 Abs. 2 BBG). Bis zum Inkrafttreten der Gesetzesänderungen war eine Fernbeglaubigung im Kanton Schwyz nicht vorgesehen und somit auch nicht zulässig.
Voraussetzungen
Gemäss dem vorerwähnten Wortlaut des einschlägigen § 19 Abs. 2 BBG muss sich die Urkundsperson beim Beglaubigungsvorgang in Abwesenheit des Unterzeichnenden an den folgenden Verfahrensablauf halten:
Vorgängige Absprache der Urkundsperson mit dem Unterzeichnenden über die Fernbeglaubigung.
Die Unterschrift des Unterzeichnenden muss gegenüber der Urkundsperson vorgängig anerkannt worden sein.
Es bestehen auf Seiten der Urkundsperson keine Zweifel an der Identität der Person und der Echtheit der Unterschrift oder des Handzeichens des Unterzeichnenden.
Als vorgängige Absprache ist nach der hier vertretenen Ansicht die unmissverständliche Einwilligung der unterzeichnenden natürlichen Person gegenüber der Urkundsperson zu verstehen, deren Unterschrift – welche sie zu einem früheren Zeitpunkt (d.h. vor dem eigentlichen Beglaubigungsvorgang) bereits vollzogen hat – zu einem späteren Zeitpunkt, d.h. in deren Abwesenheit, zu beglaubigen. Die Einwilligung kann nach der hier vertretenen Auffassung sowohl ausdrücklich als auch konkludent erfolgen.
Als vorgängige Anerkennung ist nach der hier vertretenen Ansicht jeder Vorgang zu bezeichnen, der in der Verantwortung der Urkundsperson liegt, die eine nachweisliche vorgängige Anerkennung darstellt. M.a.W. ist als vorgängige Anerkennung jede Form der vorgängigen Bestätigung der unterzeichnenden Person zu verstehen, mit welcher sie gegenüber der Urkundsperson zu erkennen gibt, dass die zu beglaubigende Unterschrift von ihr stamme.
Aus den Geschäftsunterlagen zur Teilrevision des BBG geht nicht hervor und damit ungeklärt bleibt deshalb die Frage, ob der schwyzerische Gesetzgeber die vorgängige Anerkennung der Unterschrift
als einen einmaligen und damit generellen Prozess versteht, bei dem die unterzeichnende Person ihre Unterschrift bereits zu einem früheren Zeitpunkt gegenüber der Urkundsperson anerkannt hat (z.B. durch Hinterlegung eines beglaubigten Unterschriftenmusters), oder
ob es sich dabei um einen konkreten, mit Bezug zu jeder Fernbeglaubigung zu wiederholenden Prozess handelt, bei dem die unterzeichnende Person bestätigt, die zu beglaubigende Unterschrift selbst gesetzt zu haben (vgl. hierzu CHRISTIANBRÜCKNER, Schweizerisches Beurkundungsrecht, Zürich 1993, N 3324 ff., wonach die Ermittlung der Unterschriftenechtheit entweder durch Vergleich der Unterschrift mit einer anderen, der Urkundsperson vorliegenden, unzweifelhaft echten Unterschrift oder durch Beurteilung der Unterschrift aufgrund eigener Erinnerung an früher gesehene Unterschriften der gleichen Person, stattzufinden hat).
DieAbwesenheit von Zweifel an der Identität der Person sowie an der Echtheit der Unterschrift stellt nach der hier vertretenen Auffassung eine Konkretisierung der ohnehin gestützt auf § 4 BBG geltenden Sorgfaltspflicht der Urkundsperson bzw. des Notars dar (mehr dazu im Folgenden). Im weiteren Sinne schafft die Gesetzesänderung vom 21. Februar 2024 für die freiberuflichen Urkundspersonen sowie für die amtlichen Notare somit keine neuen und über den Wortlaut der bis am 30. Juni 2024 in Kraft gestandener Fassung hinausgehende Sorgfaltspflichten.
Beglaubigungsverbal
Kern der Beglaubigung ist die Bezeugung der rechtserheblichen Tatsachen im Beglaubigungsverbal. Das Beglaubigungsverbal dokumentiert m.a.W. das Ergebnis des Beglaubigungsverfahrens. Eine Beglaubigung ist daher nur gültig, wenn ein entsprechendes Verbal vorliegt. Darin bestätigt die Urkundsperson die rechtserhebliche Tatsache und gibt Auskunft über den Ablauf der Beglaubigung. Nebst den rechtserheblichen Tatsachen muss die Urkundsperson im Beglaubigungsverbal sodann auch wesentliche Aspekte des Beglaubigungsvorganges zu Protokoll festhalten. Dies beinhaltet u.a. Angaben dazu, wie sich die Urkundsperson von der rechtserheblichen Tatsache überzeugt hat (BRÜCKNER, a.a.O., N 3220 ff.; MARTIN BERWEGER/BRUNO MAHLER/LORIS BAUMGARTNER, Notarielle Beglaubigungen, AJP 09/2020, S. 1142 mit weiteren Hinweisen).
Das folgende Verbal erweist sich daher für den Beglaubigungsprozess als sinnvoll:
Die unterzeichnende Urkundsperson des Kantons Schwyz, Hans Muster, in Schwyz, beglaubigt hiermit nach vorgängiger Absprache die Echtheit der Unterschrift von:
Peter Muster, geb. am 10.10.2000, von Schwyz, gemäss eigenen Angaben wohnhaft am Beispielweg 12, 6430 Beispielsdorf, ID-Nr. X1230.
Die Unterschrift der Person wurde vorgängig gegenüber der Urkundsperson anerkannt.
BRÜCKNER unterscheidet drei Arten von Mängeln einer öffentlichen Beurkundung:
kann ein Verstoss gegen beurkundungsrechtliche Vorschriften dazu führen, dass gar keine öffentliche Urkunde entsteht (Entstehungsmangel),
gibt es Mängel, welche die zivilrechtliche Ungültigkeit des beurkundeten Geschäfts zur Folge haben, weil die Urkunde gewisse Elemente nicht enthält, die dem Formzwang unterliegen (Formmangel),
sind Verstösse gegen blosse Ordnungsvorschriften denkbar, die keine Auswirkungen auf die Urkundenqualität oder die Gültigkeit des Geschäfts haben, aber allenfalls zu einer disziplinarischen Verantwortlichkeit der Urkundsperson führen können (BRÜCKNER, a.a.O., N 1475 ff.).
Da die Beglaubigung nur (aber immerhin) die Feststellung bestehender Tatsachen zum Inhalt hat und kein Rechtsgeschäft bzw. nicht eine Beurkundung des Willens einer Person darstellt, kommen nur der Entstehungsmangel und der Verstoss gegen Ordnungsvorschriften als rechtliche Konsequenz in Frage.
Ersterer hat die Unwirksamkeit der Beglaubigung und damit einhergehend den Verlust der Beweisstärkung nach Art. 9 ZGB (Schweizerisches Zivilgesetzbuch; SR 210) zur Folge (BRÜCKNER, a.a.O., N 1479). Letzterer jedoch lässt die Wirksamkeit der Beglaubigung unberührt.
Sorgfaltspflichten
Mit Beschluss vom 21.Dezember 1999 hatte das Kantonsgericht Schwyz als Aufsichtsbehörde über Rechtsanwälte und Urkundspersonen die Zulässigkeit der Fernbeglaubigung zu beurteilen (EGV-SZ 1999, 40, 121). Dabei konkretisierte es in einem obiter dictum diverse Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Fernbeglaubigung (a.a.O., E. 2 a):
Das Kantonsgericht Schwyz hielt fest, dass eine vorgängige telefonische Anerkennung zwar als zulässig erachtet werden könne, dies aber nur, wenn dem Notar der Unterzeichner persönlich so gut bekannt sei, dass keine Zweifel über die Identität des telefonischen Gesprächspartners bestehe (PETER RUF, Notariatsrecht, 1995, N 1521 zu § 37). BRÜCKNER geht in Zusammenhang mit der Fernbeglaubigung von der Urkundsperson persönlich bekannten Personen aus und sieht als zusätzliche Voraussetzung für die Beglaubigung unter Abwesenden, dass die Urkundsperson die zu beglaubigende Unterschrift bereits kenne oder dass sie ein zuverlässiges Muster zum Vergleich zur Hand habe (BRÜCKNER, a.a.O., N 3308, vgl. auch N 3314 ff.).
Bei der Fernbeglaubigung genüge also nicht bloss die telefonische Bestätigung, sondern es verstehe sich von selbst, dass die Identität des telefonischen Gesprächspartners mitbekannt sei. Wenn nun aber ein Unbekannter von der Urkundsperson die Unterschriftsbeglaubigung verlange, bestünde ein echtes Fälschungsrisiko und damit ein echter Kontrollbedarf bezüglich Unterschriftenechtheit und Identität des Unterzeichners (BRÜCKNER, a.a.O., N 3310 ff). Bei der Erstbeglaubigung, d.h., wenn die Urkundsperson die Unterschrift eines ihm Unbekannten zu beglaubigen habe, sei die blosse Protokollnahme der Anerkennungserklärung des Erschienenen ungenügend. Eine sorgfältige Identitätskontrolle des Unterzeichners, d.h. die Würdigung des vorgelegten Ausweispapiers nach Inhalt, Rechtsnatur, Alter und äusserem Zustand, ein Vergleich des Passfotos mit dem Aussehen der erschienenen Person und eine angemessene Kontrolle der anderen Merkmalsbeschreibungen und Personalangaben sei deshalb geboten (BRÜCKNER, a.a.O., N 3313).
Fazit
Mit der am 1. Juli 2024 in Kraft getretenen Änderung des Gesetzes über die Beurkundung und Beglaubigung hat der Kanton Schwyz eine moderne Grundlage für die Fernbeglaubigung geschaffen. Dadurch erweist sich der Kanton Schwyz einmal mehr als innovativer und wettbewerbsfähiger Kanton. Durch § 19 Abs. 2 und 3 BBG ist es nun möglich, Unterschriften auch in Abwesenheit des Unterzeichnenden zu beglaubigen. Diese Neuerung erleichtert insbesondere den Beglaubigungsprozess bei räumlicher Distanz und schafft Flexibilität, ohne die Sorgfaltspflichten der Urkundsperson zu kompromittieren. Die Anforderungen an die Identitätsprüfung und die Sicherstellung der Echtheit der Unterschrift bleiben jedoch weiterhin streng und konkretisieren die ohnehin geltenden Sorgfaltspflichten. Das Gesetz schafft somit eine ausgewogene Regelung, die den Bedürfnissen der Praxis nach mehr Flexibilität entspricht, gleichzeitig aber auch die Integrität und Sicherheit des Beglaubigungsprozesses gewährleistet. Es bleibt abzuwarten, wie sich diese Regelung in der Praxis bewährt und welche Leitlinien sich aus der künftigen Rechtsprechungs- und Verwaltungstätigkeit des Kantons Schwyz allenfalls ergeben werden.
Am 1. Juli 2024 sind die Änderungen des Gesetzes über die Beurkundung und Beglaubigung (BBG; SRSZ 210.210) in Kraft getreten. Mit § 19 Abs. 2 und 3 (neu) hat der Gesetzgeber des Kantons Schwyz damit die rechtliche Grundlage für die sogenannte Fernbeglaubigung von Unterschriften oder Handzeichen geschaffen.
Als Unterschriftenbeglaubigung wird der formelle Prozess bzw. die formelle Handlung einer Urkundsperson bzw. eines Notars verstanden, mit welchem die Echtheit der Unterschrift oder des Handzeichens einer natürlichen Person bestätigt wird. Als Fernbeglaubigung im engeren Sinne wird daher der vorerwähnte Prozess verstanden, welcher in Abwesenheit bzw. während des «Fernbleibens» der unterzeichnenden Person durchgeführt wird.
§ 19 Abs. 1 und 2 BBG (Gesetz über die Beurkundung und Beglaubigung [neue Fassung])
Der neue Wortlaut des kantonalen BBG sieht vor, dass die Beglaubigungsperson nach vorgängiger Absprache mit der betreffenden Person deren Unterschrift oder Handzeichen auch bei deren Abwesenheit gestützt auf deren Anerkennung beglaubigen kann, sofern keine Zweifel an der Identität der Person und an der Echtheit ihrer Unterschrift bestehen (§ 19 Abs. 2 BBG). Bis zum Inkrafttreten der Gesetzesänderungen war eine Fernbeglaubigung im Kanton Schwyz nicht vorgesehen und somit auch nicht zulässig.
Voraussetzungen
Gemäss dem vorerwähnten Wortlaut des einschlägigen § 19 Abs. 2 BBG muss sich die Urkundsperson beim Beglaubigungsvorgang in Abwesenheit des Unterzeichnenden an den folgenden Verfahrensablauf halten:
Vorgängige Absprache der Urkundsperson mit dem Unterzeichnenden über die Fernbeglaubigung.
Die Unterschrift des Unterzeichnenden muss gegenüber der Urkundsperson vorgängig anerkannt worden sein.
Es bestehen auf Seiten der Urkundsperson keine Zweifel an der Identität der Person und der Echtheit der Unterschrift oder des Handzeichens des Unterzeichnenden.
Als vorgängige Absprache ist nach der hier vertretenen Ansicht die unmissverständliche Einwilligung der unterzeichnenden natürlichen Person gegenüber der Urkundsperson zu verstehen, deren Unterschrift – welche sie zu einem früheren Zeitpunkt (d.h. vor dem eigentlichen Beglaubigungsvorgang) bereits vollzogen hat – zu einem späteren Zeitpunkt, d.h. in deren Abwesenheit, zu beglaubigen. Die Einwilligung kann nach der hier vertretenen Auffassung sowohl ausdrücklich als auch konkludent erfolgen.
Als vorgängige Anerkennung ist nach der hier vertretenen Ansicht jeder Vorgang zu bezeichnen, der in der Verantwortung der Urkundsperson liegt, die eine nachweisliche vorgängige Anerkennung darstellt. M.a.W. ist als vorgängige Anerkennung jede Form der vorgängigen Bestätigung der unterzeichnenden Person zu verstehen, mit welcher sie gegenüber der Urkundsperson zu erkennen gibt, dass die zu beglaubigende Unterschrift von ihr stamme.
Aus den Geschäftsunterlagen zur Teilrevision des BBG geht nicht hervor und damit ungeklärt bleibt deshalb die Frage, ob der schwyzerische Gesetzgeber die vorgängige Anerkennung der Unterschrift
als einen einmaligen und damit generellen Prozess versteht, bei dem die unterzeichnende Person ihre Unterschrift bereits zu einem früheren Zeitpunkt gegenüber der Urkundsperson anerkannt hat (z.B. durch Hinterlegung eines beglaubigten Unterschriftenmusters), oder
ob es sich dabei um einen konkreten, mit Bezug zu jeder Fernbeglaubigung zu wiederholenden Prozess handelt, bei dem die unterzeichnende Person bestätigt, die zu beglaubigende Unterschrift selbst gesetzt zu haben (vgl. hierzu CHRISTIANBRÜCKNER, Schweizerisches Beurkundungsrecht, Zürich 1993, N 3324 ff., wonach die Ermittlung der Unterschriftenechtheit entweder durch Vergleich der Unterschrift mit einer anderen, der Urkundsperson vorliegenden, unzweifelhaft echten Unterschrift oder durch Beurteilung der Unterschrift aufgrund eigener Erinnerung an früher gesehene Unterschriften der gleichen Person, stattzufinden hat).
DieAbwesenheit von Zweifel an der Identität der Person sowie an der Echtheit der Unterschrift stellt nach der hier vertretenen Auffassung eine Konkretisierung der ohnehin gestützt auf § 4 BBG geltenden Sorgfaltspflicht der Urkundsperson bzw. des Notars dar (mehr dazu im Folgenden). Im weiteren Sinne schafft die Gesetzesänderung vom 21. Februar 2024 für die freiberuflichen Urkundspersonen sowie für die amtlichen Notare somit keine neuen und über den Wortlaut der bis am 30. Juni 2024 in Kraft gestandener Fassung hinausgehende Sorgfaltspflichten.
Beglaubigungsverbal
Kern der Beglaubigung ist die Bezeugung der rechtserheblichen Tatsachen im Beglaubigungsverbal. Das Beglaubigungsverbal dokumentiert m.a.W. das Ergebnis des Beglaubigungsverfahrens. Eine Beglaubigung ist daher nur gültig, wenn ein entsprechendes Verbal vorliegt. Darin bestätigt die Urkundsperson die rechtserhebliche Tatsache und gibt Auskunft über den Ablauf der Beglaubigung. Nebst den rechtserheblichen Tatsachen muss die Urkundsperson im Beglaubigungsverbal sodann auch wesentliche Aspekte des Beglaubigungsvorganges zu Protokoll festhalten. Dies beinhaltet u.a. Angaben dazu, wie sich die Urkundsperson von der rechtserheblichen Tatsache überzeugt hat (BRÜCKNER, a.a.O., N 3220 ff.; MARTIN BERWEGER/BRUNO MAHLER/LORIS BAUMGARTNER, Notarielle Beglaubigungen, AJP 09/2020, S. 1142 mit weiteren Hinweisen).
Das folgende Verbal erweist sich daher für den Beglaubigungsprozess als sinnvoll:
Die unterzeichnende Urkundsperson des Kantons Schwyz, Hans Muster, in Schwyz, beglaubigt hiermit nach vorgängiger Absprache die Echtheit der Unterschrift von:
Peter Muster, geb. am 10.10.2000, von Schwyz, gemäss eigenen Angaben wohnhaft am Beispielweg 12, 6430 Beispielsdorf, ID-Nr. X1230.
Die Unterschrift der Person wurde vorgängig gegenüber der Urkundsperson anerkannt.
Rechtsfolge der mangelhaften Beglaubigung
BRÜCKNER unterscheidet drei Arten von Mängeln einer öffentlichen Beurkundung:
kann ein Verstoss gegen beurkundungsrechtliche Vorschriften dazu führen, dass gar keine öffentliche Urkunde entsteht (Entstehungsmangel),
gibt es Mängel, welche die zivilrechtliche Ungültigkeit des beurkundeten Geschäfts zur Folge haben, weil die Urkunde gewisse Elemente nicht enthält, die dem Formzwang unterliegen (Formmangel),
sind Verstösse gegen blosse Ordnungsvorschriften denkbar, die keine Auswirkungen auf die Urkundenqualität oder die Gültigkeit des Geschäfts haben, aber allenfalls zu einer disziplinarischen Verantwortlichkeit der Urkundsperson führen können (BRÜCKNER, a.a.O., N 1475 ff.).
Da die Beglaubigung nur (aber immerhin) die Feststellung bestehender Tatsachen zum Inhalt hat und kein Rechtsgeschäft bzw. nicht eine Beurkundung des Willens einer Person darstellt, kommen nur der Entstehungsmangel und der Verstoss gegen Ordnungsvorschriften als rechtliche Konsequenz in Frage.
Ersterer hat die Unwirksamkeit der Beglaubigung und damit einhergehend den Verlust der Beweisstärkung nach Art. 9 ZGB (Schweizerisches Zivilgesetzbuch; SR 210) zur Folge (BRÜCKNER, a.a.O., N 1479). Letzterer jedoch lässt die Wirksamkeit der Beglaubigung unberührt.
Sorgfaltspflichten
Mit Beschluss vom 21.Dezember 1999 hatte das Kantonsgericht Schwyz als Aufsichtsbehörde über Rechtsanwälte und Urkundspersonen die Zulässigkeit der Fernbeglaubigung zu beurteilen (EGV-SZ 1999, 40, 121). Dabei konkretisierte es in einem obiter dictum diverse Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Fernbeglaubigung (a.a.O., E. 2 a):
Das Kantonsgericht Schwyz hielt fest, dass eine vorgängige telefonische Anerkennung zwar als zulässig erachtet werden könne, dies aber nur, wenn dem Notar der Unterzeichner persönlich so gut bekannt sei, dass keine Zweifel über die Identität des telefonischen Gesprächspartners bestehe (PETER RUF, Notariatsrecht, 1995, N 1521 zu § 37). BRÜCKNER geht in Zusammenhang mit der Fernbeglaubigung von der Urkundsperson persönlich bekannten Personen aus und sieht als zusätzliche Voraussetzung für die Beglaubigung unter Abwesenden, dass die Urkundsperson die zu beglaubigende Unterschrift bereits kenne oder dass sie ein zuverlässiges Muster zum Vergleich zur Hand habe (BRÜCKNER, a.a.O., N 3308, vgl. auch N 3314 ff.).
Bei der Fernbeglaubigung genüge also nicht bloss die telefonische Bestätigung, sondern es verstehe sich von selbst, dass die Identität des telefonischen Gesprächspartners mitbekannt sei. Wenn nun aber ein Unbekannter von der Urkundsperson die Unterschriftsbeglaubigung verlange, bestünde ein echtes Fälschungsrisiko und damit ein echter Kontrollbedarf bezüglich Unterschriftenechtheit und Identität des Unterzeichners (BRÜCKNER, a.a.O., N 3310 ff). Bei der Erstbeglaubigung, d.h., wenn die Urkundsperson die Unterschrift eines ihm Unbekannten zu beglaubigen habe, sei die blosse Protokollnahme der Anerkennungserklärung des Erschienenen ungenügend. Eine sorgfältige Identitätskontrolle des Unterzeichners, d.h. die Würdigung des vorgelegten Ausweispapiers nach Inhalt, Rechtsnatur, Alter und äusserem Zustand, ein Vergleich des Passfotos mit dem Aussehen der erschienenen Person und eine angemessene Kontrolle der anderen Merkmalsbeschreibungen und Personalangaben sei deshalb geboten (BRÜCKNER, a.a.O., N 3313).
Fazit
Mit der am 1. Juli 2024 in Kraft getretenen Änderung des Gesetzes über die Beurkundung und Beglaubigung hat der Kanton Schwyz eine moderne Grundlage für die Fernbeglaubigung geschaffen. Dadurch erweist sich der Kanton Schwyz einmal mehr als innovativer und wettbewerbsfähiger Kanton. Durch § 19 Abs. 2 und 3 BBG ist es nun möglich, Unterschriften auch in Abwesenheit des Unterzeichnenden zu beglaubigen. Diese Neuerung erleichtert insbesondere den Beglaubigungsprozess bei räumlicher Distanz und schafft Flexibilität, ohne die Sorgfaltspflichten der Urkundsperson zu kompromittieren. Die Anforderungen an die Identitätsprüfung und die Sicherstellung der Echtheit der Unterschrift bleiben jedoch weiterhin streng und konkretisieren die ohnehin geltenden Sorgfaltspflichten. Das Gesetz schafft somit eine ausgewogene Regelung, die den Bedürfnissen der Praxis nach mehr Flexibilität entspricht, gleichzeitig aber auch die Integrität und Sicherheit des Beglaubigungsprozesses gewährleistet. Es bleibt abzuwarten, wie sich diese Regelung in der Praxis bewährt und welche Leitlinien sich aus der künftigen Rechtsprechungs- und Verwaltungstätigkeit des Kantons Schwyz allenfalls ergeben werden.
