Anforderungen an die Buchführung aus Sicht der MWST
Eine formell und materiell ordnungsgemäss geführte Buchhaltung ist eine wichtige Voraussetzung für die korrekte Erfassung der MWST. Dazu gehören auch die sogenannte Prüfspur und die korrekte Aufbewahrung der Belege.
Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht
Nach Art. 957 OR unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens 500'000 Franken im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, sowie juristische Personen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen.
Prüfspur
Unter einer Prüfspur versteht die ESTV die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Die Prüfspur verlangt vor allem einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltungen und Journalen, Belege mit Kontierungs- und Zahlungsvermerken sowie eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege. Sammelbuchungen oder der Zusammenzug mehrerer Systeme (z.B. Faktura- und Kassensysteme) in ein Hauptbuch können besondere Herausforderungen im Nachweis der steuerrelevanten Sachverhalte darstellen. Gemeinsame Ordnungsmerkmale sowie der Datenzugriff über Sortier- und Filterfunktionen erleichtern den Nachweis.
Aufbewahrung
Die Geschäftsbücher und Belege sind geordnet nach Steuerperiode bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, mindestens aber während 10 Jahren, aufzubewahren. Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren. Ist nach Ablauf dieser Frist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Unterlagen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt der Verjährung. Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz, die ausschliesslich in elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, wenn sie mit einer digitalen Signatur übermittelt und aufbewahrt werden.
Authentizität und Integrität elektronisch übermittelter Daten müssen bis zum Eintritt der Verjährung prüfbar bleiben. Beim Ausdruck von elektronischen Daten (Rechnungen) gehen diese Eigenschaften verloren. Daher ist die Archivierung ausschliesslich in ausgedruckter Form oder als Mikrofiche grundsätzlich nicht ausreichend.
Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz gilt im Verwaltungs- und Rechtsmittelverfahren der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Ungeachtet der Beweismittelfreiheit gilt weiterhin die Regel, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt. Liegt für einen bestimmten Sachverhalt kein eindeutiges Beweismittel vor, kann sich aus dem Gesamtbild mehrerer Beweismittel trotzdem ein eindeutiger Beweis ergeben. Eine Buchführung gemäss den Grundsätzen des Handelsrechts sowie eine Prüfspur sind beispielsweise eindeutige Beweismittel, um den Anspruch auf Vorsteuerabzug nachzuweisen.
Anforderungen an die Buchführung aus Sicht der MWST
Eine formell und materiell ordnungsgemäss geführte Buchhaltung ist eine wichtige Voraussetzung für die korrekte Erfassung der MWST. Dazu gehören auch die sogenannte Prüfspur und die korrekte Aufbewahrung der Belege.
Nach Art. 957 OR unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens 500'000 Franken im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, sowie juristische Personen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen.
Prüfspur
Unter einer Prüfspur versteht die ESTV die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Die Prüfspur verlangt vor allem einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltungen und Journalen, Belege mit Kontierungs- und Zahlungsvermerken sowie eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege. Sammelbuchungen oder der Zusammenzug mehrerer Systeme (z.B. Faktura- und Kassensysteme) in ein Hauptbuch können besondere Herausforderungen im Nachweis der steuerrelevanten Sachverhalte darstellen. Gemeinsame Ordnungsmerkmale sowie der Datenzugriff über Sortier- und Filterfunktionen erleichtern den Nachweis.
Aufbewahrung
Die Geschäftsbücher und Belege sind geordnet nach Steuerperiode bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, mindestens aber während 10 Jahren, aufzubewahren. Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren. Ist nach Ablauf dieser Frist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Unterlagen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt der Verjährung. Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz, die ausschliesslich in elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, wenn sie mit einer digitalen Signatur übermittelt und aufbewahrt werden.
Authentizität und Integrität elektronisch übermittelter Daten müssen bis zum Eintritt der Verjährung prüfbar bleiben. Beim Ausdruck von elektronischen Daten (Rechnungen) gehen diese Eigenschaften verloren. Daher ist die Archivierung ausschliesslich in ausgedruckter Form oder als Mikrofiche grundsätzlich nicht ausreichend.
Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz gilt im Verwaltungs- und Rechtsmittelverfahren der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Ungeachtet der Beweismittelfreiheit gilt weiterhin die Regel, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt. Liegt für einen bestimmten Sachverhalt kein eindeutiges Beweismittel vor, kann sich aus dem Gesamtbild mehrerer Beweismittel trotzdem ein eindeutiger Beweis ergeben. Eine Buchführung gemäss den Grundsätzen des Handelsrechts sowie eine Prüfspur sind beispielsweise eindeutige Beweismittel, um den Anspruch auf Vorsteuerabzug nachzuweisen.
