Viele Schweizer KMU sind Aktiengesellschaften und benötigen von Gesetzes wegen einen oder mehrere Verwaltungsräte. In der Praxis werden aufgrund einer angestrebten Trennung von strategischer und operativer Führung im Sinne einer guten Corporate Governance vermehrt unternehmensexterne Verwaltungsräte gewählt. Die unternehmensexternen Verwaltungsräte werden für ihre Arbeit entschädigt. Was auf den ersten Blick sehr einfach klingt, birgt allerdings einige Stolpersteine.
Frage
Handelt es sich bei Verwaltungsratstätigkeiten um einen selbstständigen oder unselbständigen Erwerb? Sind VR-Entschädigungen mit den Sozialversicherungen abzurechnen? Wie hoch dürfen VR-Entschädigungen und VR-Spesen sein?
Antwort
Sozialversicherungsrechtliche Stellung
Verwaltungsräte (VR) einer juristischen Person gelten in der Schweiz als erwerbstätig, unabhängig ...
... vom Wohnsitz und/oder Ort der Tätigkeit.
... davon, ob die betreffende Person die ihr zustehenden Befugnisse und Pflichten (Art. 716a OR) tatsächlich ausübt oder nicht.
... davon, ob überhaupt eine Entschädigung ausgerichtet wird.
Der/die VR einer juristischen Person kann sowohl in unselbständiger als auch in selbständiger Stellung tätig sein. Die Qualifikation der Entschädigung hängt davon ab, ob die Tätigkeit mit der Stellung als VR verbunden ist.
Grundsätzlich gelten VR-Entschädigungen immer als Einkommen aus unselbständiger Tätigkeit, ausgenommen das Entgelt wird an eine juristische Person in der Schweiz ausbezahlt.
Grundsatz:
VR-Entschädigungen gelten gemäss AHVV Art. 7 lit. h als massgebender Lohn (= Einkommen aus unselbständiger Tätigkeit) und müssen von der auszuzahlenden Gesellschaft mit ihrer Ausgleichskasse abgerechnet werden, und zwar unabhängig davon, ob der/die VR das persönlich erhaltene Honorar behalten kann. VR-Entschädigungen sind nur dann UVG-pflichtig, wenn die betreffende Person im Unternehmen aktiv ist. Sie unterliegen aber der BVG-Pflicht, wenn die Eintrittsschwelle von CHF 21’150 (gültig ab 1.1.2017) erreicht wird, ausgenommen die Tätigkeit wird im Nebenerwerb ausgeübt.
Ausnahme:
Eine Ausnahme der Abrechnungspflicht der auszahlenden Gesellschaft liegt dann vor, wenn ein/e VR seine/ihre Tätigkeit als Arbeitnehmer/in eines Dritten ausübt. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein (vgl. WML, Ziff. 2054):
Das Entgelt muss direkt an die Arbeitgeberin des/der VR ausgerichtet werden.
Der/die VR muss die Arbeitgeberin im VR vertreten.
Das Entgelt muss an die Arbeitgeberin in der Schweiz bezahlt werden.
Beispiele (vgl. WLM, Ziff. 2055):
Z ist Arbeitnehmer der Y AG und vertritt diese im Verwaltungsrat der X AG. Letztere überweist auf das persönliche Bankkonto von Z einen Betrag unter dem Titel «Verwaltungsratshonorar». Die X AG hat über dieses Entgelt mit ihrer Ausgleichskasse abzurechnen, unabhängig davon, ob Z das Honorar auch tatsächlich für sich behalten kann oder es z.B. an die Y AG weiterleiten muss.
Z ist Arbeitnehmer der Y AG und vertritt diese im Verwaltungsrat der X AG. Letztere überweist unter dem Titel «Verwaltungsratshonorar» einen Betrag auf das Konto der Y AG. Weil Z als Verwaltungsrat das Entgelt nicht erhalten hat, muss die X AG auch nicht darüber abrechnen. Dies muss gegebenenfalls die Y AG mit der für sie zuständigen Ausgleichskasse tun, sofern sie das Honorar oder einen Teil davon an Z weiterleitet.
Z ist Arbeitnehmer der Y AG in Frankfurt. Ihren Wohnsitz hat Z in der Schweiz. Z vertritt die Y AG im Verwaltungsrat der X AG mit Sitz in der Schweiz. Letztere überweist unter dem Titel «Verwaltungsratshonorar» einen Betrag auf das Konto der Y AG. Die X AG hat das Entgelt über ihre Ausgleichskasse abzurechnen, weil sie das Honorar nicht an einen Arbeitgeber in der Schweiz ausbezahlt.
Zusammengefasst stellt eine VR-Entschädigung grundsätzlich Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit dar, sofern das Entgelt nicht an eine juristische Person in der Schweiz ausbezahlt wird.
ACHTUNG! Neben der formellen existiert auch die faktische VR-Organschaft.
Die Organstellung hängt nicht vom Handelsregistereintrag oder von der Unterschriftsberechtigung ab.
Es genügt, wenn eine geschäftsleitende Befugnis ausgeübt wird (faktische Organschaft).
Ein Organ haftet, so lange es den Geschäftsgang beeinflussen kann.
Verhältnis von VR-Spesen und VR-Entschädigung
Die Höhe der VR-Entschädigung hängt von der Firmengrösse, der Komplexität des Unternehmens, der Finanzkraft des Unternehmens und von der Branche ab. Weitere Faktoren sind das Fachwissen des/der VR, sein/ihr Beziehungsnetz sowie seine/ihre Position im VR. Bei KMU ist die VR-Tätigkeit in der Regel ein Teilzeitamt. Es wird eine pauschale Entschädigung pro Jahr vereinbart. Die Tätigkeit als VR verursacht aber auch Unkosten, die in Form von Spesenvergütungen an den/die VR ausbezahlt werden. Grundsätzlich stellt sich bei den VR-Spesen wie auch bei den Spesen der Geschäftsleitung und der Mitarbeitenden immer die Frage, ob diese aus steuerlicher Sicht geschäftsmässig begründet sind. VR-Spesen müssen immer in Relation zur VR-Entschädigung stehen. Während die VR-Entschädigung versteuert und mit Sozialabgaben abgerechnet werden muss, stellen VR-Spesen in der Regel einen Auslagenersatz dar und sind somit nicht steuerpflichtig.
Die Spesen können effektiv oder pauschal ausbezahlt werden. Aus praktischen Überlegungen werden oft Pauschalen ausbezahlt. Die pauschalen VR-Spesen müssen zwingend auf dem Lohnausweis angegeben werden. Die Akzeptanz von pauschalen Vergütungen unterscheidet sich je nach Steueramt und Ausgleichskasse. In der Praxis werden VR-Spesenpauschalen von 4–6% der VR-Entschädigung akzeptiert. Die Akzeptanz hängt davon ab, ob es sich um externe oder interne VR handelt. Externe VR müssen teilweise erhebliche Anfahrtswege zurücklegen. Grundsätzlich dürfen VR-Spesen jedoch nur den effektiven Auslagenersatz abdecken. Gefährlich wird es, wenn neben Pauschalen auch noch effektive Auslagen vergütet werden. Falls Zweifel bestehen, kann mit der Steuerbehörde eine Vereinbarung getroffen oder ein zu genehmigendes Spesenreglement bei der zuständigen Steuerbehörde eingereicht werden. Vorsicht ist geboten, wenn das Unternehmen bereits ein genehmigtes Spesenreglement hat, worin keine Pauschalspesen für den VR vorgesehen sind.
Ratschläge für die Praxis:
Erstellen Sie eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem VR und der Gesellschaft (Mandatsvertrag), die die Berechtigungen und Pflichten klar regelt, insbesondere Entschädigungen und Spesen.
Lassen Sie bei Ausrichtung von Pauschalspesen das Spesenreglement durch die Steuerverwaltung am Hauptsitz der Gesellschaft genehmigen oder ein bestehendes Reglement ergänzen. Ausbezahlte Pauschalspesen ohne Spesenreglement sollten erfahrungsgemäss 4–6% der Grundentschädigung nicht überschreiten.
Erstellen Sie für die VR korrekte Lohnausweise und vermerken Sie auf diesen allfällige Pauschalspesen.
Koordinieren Sie als VR zusammenhängende Steuererklärungen und erstellen Sie, wenn immer möglich, die Steuererklärung der (eigenen) Kapitalgesellschaft vor der privaten Steuererklärung. Terminieren Sie daher die rechtzeitige Fristverlängerung für die private Steuererklärung.
AHV-rentenberechtigte VR-Personen, die weiterhin im Mandat tätig sind, müssen auf den Freibetrag von 1’400 Franken monatlich oder 16’800 Franken jährlich keine Beiträge entrichten. Beiträge werden also von jenem Teil des Erwerbseinkommens erhoben, der 1’400 Franken im Monat oder 16’800 Franken im Jahr übersteigt. Sind AHV-rentenberechtigte VR-Personen gleichzeitig für mehrere juristische Personen tätig, gilt der Freibetrag für jedes einzelne VR-Mandat.
Viele Schweizer KMU sind Aktiengesellschaften und benötigen von Gesetzes wegen einen oder mehrere Verwaltungsräte. In der Praxis werden aufgrund einer angestrebten Trennung von strategischer und operativer Führung im Sinne einer guten Corporate Governance vermehrt unternehmensexterne Verwaltungsräte gewählt. Die unternehmensexternen Verwaltungsräte werden für ihre Arbeit entschädigt. Was auf den ersten Blick sehr einfach klingt, birgt allerdings einige Stolpersteine.
Handelt es sich bei Verwaltungsratstätigkeiten um einen selbstständigen oder unselbständigen Erwerb? Sind VR-Entschädigungen mit den Sozialversicherungen abzurechnen? Wie hoch dürfen VR-Entschädigungen und VR-Spesen sein?
Antwort
Sozialversicherungsrechtliche Stellung
Verwaltungsräte (VR) einer juristischen Person gelten in der Schweiz als erwerbstätig, unabhängig ...
... vom Wohnsitz und/oder Ort der Tätigkeit.
... davon, ob die betreffende Person die ihr zustehenden Befugnisse und Pflichten (Art. 716a OR) tatsächlich ausübt oder nicht.
... davon, ob überhaupt eine Entschädigung ausgerichtet wird.
Der/die VR einer juristischen Person kann sowohl in unselbständiger als auch in selbständiger Stellung tätig sein. Die Qualifikation der Entschädigung hängt davon ab, ob die Tätigkeit mit der Stellung als VR verbunden ist.
Grundsätzlich gelten VR-Entschädigungen immer als Einkommen aus unselbständiger Tätigkeit, ausgenommen das Entgelt wird an eine juristische Person in der Schweiz ausbezahlt.
Grundsatz:
VR-Entschädigungen gelten gemäss AHVV Art. 7 lit. h als massgebender Lohn (= Einkommen aus unselbständiger Tätigkeit) und müssen von der auszuzahlenden Gesellschaft mit ihrer Ausgleichskasse abgerechnet werden, und zwar unabhängig davon, ob der/die VR das persönlich erhaltene Honorar behalten kann. VR-Entschädigungen sind nur dann UVG-pflichtig, wenn die betreffende Person im Unternehmen aktiv ist. Sie unterliegen aber der BVG-Pflicht, wenn die Eintrittsschwelle von CHF 21’150 (gültig ab 1.1.2017) erreicht wird, ausgenommen die Tätigkeit wird im Nebenerwerb ausgeübt.
Ausnahme:
Eine Ausnahme der Abrechnungspflicht der auszahlenden Gesellschaft liegt dann vor, wenn ein/e VR seine/ihre Tätigkeit als Arbeitnehmer/in eines Dritten ausübt. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein (vgl. WML, Ziff. 2054):
Das Entgelt muss direkt an die Arbeitgeberin des/der VR ausgerichtet werden.
Der/die VR muss die Arbeitgeberin im VR vertreten.
Das Entgelt muss an die Arbeitgeberin in der Schweiz bezahlt werden.
Beispiele (vgl. WLM, Ziff. 2055):
Z ist Arbeitnehmer der Y AG und vertritt diese im Verwaltungsrat der X AG. Letztere überweist auf das persönliche Bankkonto von Z einen Betrag unter dem Titel «Verwaltungsratshonorar». Die X AG hat über dieses Entgelt mit ihrer Ausgleichskasse abzurechnen, unabhängig davon, ob Z das Honorar auch tatsächlich für sich behalten kann oder es z.B. an die Y AG weiterleiten muss.
Z ist Arbeitnehmer der Y AG und vertritt diese im Verwaltungsrat der X AG. Letztere überweist unter dem Titel «Verwaltungsratshonorar» einen Betrag auf das Konto der Y AG. Weil Z als Verwaltungsrat das Entgelt nicht erhalten hat, muss die X AG auch nicht darüber abrechnen. Dies muss gegebenenfalls die Y AG mit der für sie zuständigen Ausgleichskasse tun, sofern sie das Honorar oder einen Teil davon an Z weiterleitet.
Z ist Arbeitnehmer der Y AG in Frankfurt. Ihren Wohnsitz hat Z in der Schweiz. Z vertritt die Y AG im Verwaltungsrat der X AG mit Sitz in der Schweiz. Letztere überweist unter dem Titel «Verwaltungsratshonorar» einen Betrag auf das Konto der Y AG. Die X AG hat das Entgelt über ihre Ausgleichskasse abzurechnen, weil sie das Honorar nicht an einen Arbeitgeber in der Schweiz ausbezahlt.
Zusammengefasst stellt eine VR-Entschädigung grundsätzlich Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit dar, sofern das Entgelt nicht an eine juristische Person in der Schweiz ausbezahlt wird.
ACHTUNG! Neben der formellen existiert auch die faktische VR-Organschaft.
Die Organstellung hängt nicht vom Handelsregistereintrag oder von der Unterschriftsberechtigung ab.
Es genügt, wenn eine geschäftsleitende Befugnis ausgeübt wird (faktische Organschaft).
Ein Organ haftet, so lange es den Geschäftsgang beeinflussen kann.
Verhältnis von VR-Spesen und VR-Entschädigung
Die Höhe der VR-Entschädigung hängt von der Firmengrösse, der Komplexität des Unternehmens, der Finanzkraft des Unternehmens und von der Branche ab. Weitere Faktoren sind das Fachwissen des/der VR, sein/ihr Beziehungsnetz sowie seine/ihre Position im VR. Bei KMU ist die VR-Tätigkeit in der Regel ein Teilzeitamt. Es wird eine pauschale Entschädigung pro Jahr vereinbart. Die Tätigkeit als VR verursacht aber auch Unkosten, die in Form von Spesenvergütungen an den/die VR ausbezahlt werden. Grundsätzlich stellt sich bei den VR-Spesen wie auch bei den Spesen der Geschäftsleitung und der Mitarbeitenden immer die Frage, ob diese aus steuerlicher Sicht geschäftsmässig begründet sind. VR-Spesen müssen immer in Relation zur VR-Entschädigung stehen. Während die VR-Entschädigung versteuert und mit Sozialabgaben abgerechnet werden muss, stellen VR-Spesen in der Regel einen Auslagenersatz dar und sind somit nicht steuerpflichtig.
Die Spesen können effektiv oder pauschal ausbezahlt werden. Aus praktischen Überlegungen werden oft Pauschalen ausbezahlt. Die pauschalen VR-Spesen müssen zwingend auf dem Lohnausweis angegeben werden. Die Akzeptanz von pauschalen Vergütungen unterscheidet sich je nach Steueramt und Ausgleichskasse. In der Praxis werden VR-Spesenpauschalen von 4–6% der VR-Entschädigung akzeptiert. Die Akzeptanz hängt davon ab, ob es sich um externe oder interne VR handelt. Externe VR müssen teilweise erhebliche Anfahrtswege zurücklegen. Grundsätzlich dürfen VR-Spesen jedoch nur den effektiven Auslagenersatz abdecken. Gefährlich wird es, wenn neben Pauschalen auch noch effektive Auslagen vergütet werden. Falls Zweifel bestehen, kann mit der Steuerbehörde eine Vereinbarung getroffen oder ein zu genehmigendes Spesenreglement bei der zuständigen Steuerbehörde eingereicht werden. Vorsicht ist geboten, wenn das Unternehmen bereits ein genehmigtes Spesenreglement hat, worin keine Pauschalspesen für den VR vorgesehen sind.
Ratschläge für die Praxis:
Erstellen Sie eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem VR und der Gesellschaft (Mandatsvertrag), die die Berechtigungen und Pflichten klar regelt, insbesondere Entschädigungen und Spesen.
Lassen Sie bei Ausrichtung von Pauschalspesen das Spesenreglement durch die Steuerverwaltung am Hauptsitz der Gesellschaft genehmigen oder ein bestehendes Reglement ergänzen. Ausbezahlte Pauschalspesen ohne Spesenreglement sollten erfahrungsgemäss 4–6% der Grundentschädigung nicht überschreiten.
Erstellen Sie für die VR korrekte Lohnausweise und vermerken Sie auf diesen allfällige Pauschalspesen.
Koordinieren Sie als VR zusammenhängende Steuererklärungen und erstellen Sie, wenn immer möglich, die Steuererklärung der (eigenen) Kapitalgesellschaft vor der privaten Steuererklärung. Terminieren Sie daher die rechtzeitige Fristverlängerung für die private Steuererklärung.
AHV-rentenberechtigte VR-Personen, die weiterhin im Mandat tätig sind, müssen auf den Freibetrag von 1’400 Franken monatlich oder 16’800 Franken jährlich keine Beiträge entrichten. Beiträge werden also von jenem Teil des Erwerbseinkommens erhoben, der 1’400 Franken im Monat oder 16’800 Franken im Jahr übersteigt. Sind AHV-rentenberechtigte VR-Personen gleichzeitig für mehrere juristische Personen tätig, gilt der Freibetrag für jedes einzelne VR-Mandat.
