Die Generalversammlung ist das oberste Organ einer Aktiengesellschaft. Sie trifft die wichtigsten und grundlegendsten Entscheidungen und setzt sich aus den jeweils teilnehmenden Aktionären oder deren Vertretern zusammen. Bei der Durchführung von Generalversammlungen ist es zentral, die Formvorschriften korrekt umzusetzen, da Beschlüsse einer nicht frist- oder formgerecht einberufenen Generalversammlung sowie Beschlüsse, die gegen Gesetz oder Statuten verstossen, (später) anfechtbar sind. Neben dem klassischen Treffen vor Ort, ist dabei in den letzten Jahren immer mehr die Option eines digitalen Zusammenkommens attraktiv geworden.
Frage
Auf was ist bei der Durchführung einer (digitalen) Generalversammlung zu achten?
Antwort
Aufgaben der Generalversammlung:
Die unübertragbaren Befugnisse der Generalversammlung einer nicht kotierten Aktiengesellschaft sind im Gesetz (Art. 698 Abs. 2 OR) abschliessend festgehalten:
die Festsetzung und Änderung der Statuten
die Wahl der Mitglieder des Verwaltungsrates und der Revisionsstelle
die Genehmigung des Lageberichtes und der Konzernrechnung
die Genehmigung der Jahresrechnung sowie die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes, insbesondere die Festsetzung der Dividende und der Tantiemen
die Festsetzung der Zwischendividende und die Genehmigung des dafür erforderlichen Zwischenabschlusses
die Beschlussfassung über die Rückzahlung der gesetzlichen Kapitalreserve
die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrates
die Dekotierung der Beteiligungspapiere der Gesellschaft
die Beschlussfassung über die Gegenstände, die der Generalversammlung durch das Gesetz oder die Statuten vorbehalten sind
Einberufung und Traktandierung sowie Arten von Generalversammlungen
Die ordentliche Generalversammlung hat jährlich innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag des Jahresabschlusses stattzufinden. In der Regel wird diese vom Verwaltungsrat einberufen.
Spätestens 20 Tage vor Durchführung der Generalversammlung sind die Aktionäre in der statutarisch vorgesehenen Form einzuladen. Zudem sind Traktanden und Anträge bekannt zu geben. Die Traktandenliste umfasst die Verhandlungsgegenstände sowie die Anträge des Verwaltungsrates und der Aktionäre. Aktionäre, welche 5% des Aktienkapitals oder der Stimmrechte halten, können die Traktandierung eines Verhandlungsgegenstandes verlangen.
Die ausserordentliche Generalversammlung wird, wenn nötig, vom Verwaltungsrat oder der Revisionsstelle einberufen. Auch Aktionäre, die 10% des Aktienkapitals oder der Stimmrechte halten, können beim Verwaltungsrat die Einberufung einer ausserordentlichen Generalversammlung verlangen. Bleibt der Verwaltungsrat untätig, ruft nötigenfalls der Richter eine solche Generalversammlung ein.
Eine Universalversammlung bzw. eine Generalversammlung, an der sämtliche Aktien vertreten sind, kann auch ohne Einhaltung der Formvorschriften zur Einberufung gültige Beschlüsse fassen. Die weiteren Formvorschriften wie z.B. die Protokollierungspflicht sind aber in jedem Fall einzuhalten.
Teilnahme, Beschlussfassung und Protokollierung
Teilnahmeberechtigte an einer Generalversammlung sind alle Aktionäre, ihre Vertreter und die durch die Versammlungsleitung eingeladenen Gäste, wobei Gäste kein Stimmrecht haben. Das Aktienrecht ist vertretungsfreundlich ausgestaltet, so dass den Aktionären mehrere Möglichkeiten zur Verfügung stehen, ihre Rechte an der Generalversammlung durch Dritte auszuüben:
Vertretung durch einen anderen Aktionär
Vertretung durch einen Dritten, sofern die Statuten dies zulassen
Vertretung durch einen Organstimmrechtsvertreter (die Gesellschaft kann ein Mitglied eines Gesellschaftsorgans, bspw. einen Verwaltungsrat, benennen, welchen die Aktionäre als ihren Vertreter auswählen können und welcher an die Weisungen des Aktionärs gebunden ist).
Vertretung durch einen Depotvertreter (ein dem Bankengesetz oder dem Finanzinstitutsgesetz unterstelltes Institut, bei dem die Aktien der Gesellschaft hinterlegt sind. Der Depotvertreter ist verpflichtet, vor der Generalversammlung von den Hinterlegern die Weisungen für die Stimmabgabe einzuholen)
Vertretung durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter (unabhängiger, von der Gesellschaft bezeichneter Dritter, der das Stimmrecht des Aktionärs vertritt und an dessen Weisungen er gebunden ist.)
Der Organstimmrechtsvertreter, der Depotvertreter sowie der unabhängige Stimmrechtsvertreter müssen sich der Stimme enthalten, wenn sie keine Weisungen erhalten haben.
Die Generalversammlung entscheidet über die meisten Fragen mit dem absoluten Mehr der vertretenen Stimmen, wobei im Grundsatz auf jede Aktie eine Stimme entfällt. Andere Anforderungen an die Mehrheit / Quoren ergeben sich aus dem Gesetz und den Statuten. Gemäss Gesetz sind für folgende Beschlüsse mindestens zwei Drittel der vertretenen Stimmen und die Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerte erforderlich:
die Änderung des Gesellschaftszwecks
die Zusammenlegung von Aktien, soweit dafür nicht die Zustimmung aller betroffenen Aktionäre erforderlich ist
die Kapitalerhöhung aus Eigenkapital, gegen Sacheinlagen oder durch Verrechnung mit einer Forderung und die Gewährung von besonderen Vorteilen
die Einschränkung oder Aufhebung des Bezugsrechts
die Einführung eines bedingten Kapitals, die Einführung eines Kapitalbands
die Umwandlung von Partizipationsscheinen in Aktien
die Beschränkung der Übertragbarkeit von Namenaktien
die Einführung von Stimmrechtsaktien
den Wechsel der Währung des Aktienkapitals
die Einführung des Stichentscheids des Vorsitzenden in der Generalversammlung
eine Statutenbestimmung zur Durchführung der Generalversammlung im Ausland
die Dekotierung der Beteiligungspapiere der Gesellschaft
die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft
die Einführung einer statutarischen Schiedsklausel
der Verzicht auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters für die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung bei Gesellschaften, deren Aktien nicht an einer Börse kotiert sind
Über die Generalversammlung ist ein schriftliches Protokoll zu führen, welches durch den Vorsitzenden und den Protokollführer zu unterzeichnen ist. Beschlüsse über Statutenänderungen sind zudem öffentlich zu beurkunden. Das Generalversammlung-Protokoll ist grundsätzlich ein Beschlussprotokoll, welches die Anträge und Ergebnisse der Abstimmungen und Wahlen zusammenfasst. Der Mindestinhalt des Protokolls ist im Gesetz (Art. 702 Abs. 2 OR) festgehalten:
das Datum, der Beginn und das Ende sowie die Art und der Ort der Generalversammlung
die Anzahl, die Art, der Nennwert und die Kategorie der vertretenen Aktien, unter Angabe der Aktien, die vom unabhängigen Stimmrechtsvertreter, von den Organstimmrechtsvertretern oder von Depotvertretern vertreten werden
die Beschlüsse und die Wahlergebnisse
die in der Generalversammlung gestellten Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten, die von den Aktionären zu Protokoll gegebenen Erklärungen
relevante technische Probleme, die bei der Durchführung der Generalversammlung auftreten
Die virtuelle Generalversammlung
Mit dem Inkrafttreten des neuen Aktienrechts per 1. Januar 2023 wurde neu auch die «virtuelle Generalversammlung» im Gesetz verankert. Dies, um die Durchführung von Generalversammlungen an den technischen Fortschritt sowie an die Bedürfnisse der modernen Gesellschaft anzupassen. Damit aber eine virtuelle Generalversammlung gültig durchgeführt werden kann, sind einige Vorbereitungen und Grundsätze zu berücksichtigen.
Eine virtuelle Generalversammlung kann nur durchgeführt werden, wenn zuvor eine entsprechende Grundlage in den Statuten geschaffen worden ist. Bei Aktiengesellschaften, die noch keine statutarische Grundlage für die virtuelle Generalversammlung haben, ist eine Statutenänderung notwendig. Diese bedarf eines Mehrheitsbeschlusses der Generalversammlung, der öffentlich zu beurkunden und anschliessend im Handelsregister einzutragen ist. Es braucht deshalb eine gewisse Vorlaufzeit, bevor eine erste virtuelle Generalversammlung durchgeführt werden kann.
Damit die Generalversammlung reibungslos ablaufen kann, muss die Technik geprobt und die Teilnehmenden müssen unter Umständen geschult werden. Es ist zwingend nötig, dass die Generalversammlung ausreichend Interaktionsmöglichkeiten bietet, um einen Meinungsbildungsprozess sowie die Ausübung der Aktionärsrechte (Fragen stellen, Abstimmungen durchführen) zu gewährleisten. Relevante technische Probleme sind, wie erwähnt, zu protokollieren. Sollte bei einer virtuellen Generalversammlung ein Problem auftreten, welches die Weiterentwicklung der ordnungsgemässen Durchführung der Versammlung nicht gewährleistet, muss die Generalversammlung zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden. Die bis zum Auftreten der technischen Probleme gefassten Beschlüsse bleiben aber gültig.
Der Verwaltungsrat muss zudem sicherstellen, dass:
die Identität der Teilnehmer feststeht.
die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden.
jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann.
das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht wird.
Um dies sicherzustellen, empfiehlt sich beispielsweise eine Authentifizierung mittels Zugangscode und Passwörtern.
Fazit
Eine gesetzes- und statutenkonforme Durchführung der Generalversammlung gibt den Aktionären und Verwaltungsräten Rechtssicherheit und schützt sie damit davor, dass Entscheide angefochten werden. Mit dem neuen Aktienrecht ergibt sich die Möglichkeit, bequemer und flexibler zu sein und auf virtuelle Versammlungen zu setzen. Dazu ist jedoch eine entsprechende Vorbereitung nötig und auch die virtuelle Versammlung muss die wesentlichen Formelemente einhalten.
Die Generalversammlung ist das oberste Organ einer Aktiengesellschaft. Sie trifft die wichtigsten und grundlegendsten Entscheidungen und setzt sich aus den jeweils teilnehmenden Aktionären oder deren Vertretern zusammen. Bei der Durchführung von Generalversammlungen ist es zentral, die Formvorschriften korrekt umzusetzen, da Beschlüsse einer nicht frist- oder formgerecht einberufenen Generalversammlung sowie Beschlüsse, die gegen Gesetz oder Statuten verstossen, (später) anfechtbar sind. Neben dem klassischen Treffen vor Ort, ist dabei in den letzten Jahren immer mehr die Option eines digitalen Zusammenkommens attraktiv geworden.
Auf was ist bei der Durchführung einer (digitalen) Generalversammlung zu achten?
Antwort
Aufgaben der Generalversammlung:
Die unübertragbaren Befugnisse der Generalversammlung einer nicht kotierten Aktiengesellschaft sind im Gesetz (Art. 698 Abs. 2 OR) abschliessend festgehalten:
die Festsetzung und Änderung der Statuten
die Wahl der Mitglieder des Verwaltungsrates und der Revisionsstelle
die Genehmigung des Lageberichtes und der Konzernrechnung
die Genehmigung der Jahresrechnung sowie die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes, insbesondere die Festsetzung der Dividende und der Tantiemen
die Festsetzung der Zwischendividende und die Genehmigung des dafür erforderlichen Zwischenabschlusses
die Beschlussfassung über die Rückzahlung der gesetzlichen Kapitalreserve
die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrates
die Dekotierung der Beteiligungspapiere der Gesellschaft
die Beschlussfassung über die Gegenstände, die der Generalversammlung durch das Gesetz oder die Statuten vorbehalten sind
Einberufung und Traktandierung sowie Arten von Generalversammlungen
Die ordentliche Generalversammlung hat jährlich innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag des Jahresabschlusses stattzufinden. In der Regel wird diese vom Verwaltungsrat einberufen.
Spätestens 20 Tage vor Durchführung der Generalversammlung sind die Aktionäre in der statutarisch vorgesehenen Form einzuladen. Zudem sind Traktanden und Anträge bekannt zu geben. Die Traktandenliste umfasst die Verhandlungsgegenstände sowie die Anträge des Verwaltungsrates und der Aktionäre. Aktionäre, welche 5% des Aktienkapitals oder der Stimmrechte halten, können die Traktandierung eines Verhandlungsgegenstandes verlangen.
Die ausserordentliche Generalversammlung wird, wenn nötig, vom Verwaltungsrat oder der Revisionsstelle einberufen. Auch Aktionäre, die 10% des Aktienkapitals oder der Stimmrechte halten, können beim Verwaltungsrat die Einberufung einer ausserordentlichen Generalversammlung verlangen. Bleibt der Verwaltungsrat untätig, ruft nötigenfalls der Richter eine solche Generalversammlung ein.
Eine Universalversammlung bzw. eine Generalversammlung, an der sämtliche Aktien vertreten sind, kann auch ohne Einhaltung der Formvorschriften zur Einberufung gültige Beschlüsse fassen. Die weiteren Formvorschriften wie z.B. die Protokollierungspflicht sind aber in jedem Fall einzuhalten.
Teilnahme, Beschlussfassung und Protokollierung
Teilnahmeberechtigte an einer Generalversammlung sind alle Aktionäre, ihre Vertreter und die durch die Versammlungsleitung eingeladenen Gäste, wobei Gäste kein Stimmrecht haben. Das Aktienrecht ist vertretungsfreundlich ausgestaltet, so dass den Aktionären mehrere Möglichkeiten zur Verfügung stehen, ihre Rechte an der Generalversammlung durch Dritte auszuüben:
Vertretung durch einen anderen Aktionär
Vertretung durch einen Dritten, sofern die Statuten dies zulassen
Vertretung durch einen Organstimmrechtsvertreter (die Gesellschaft kann ein Mitglied eines Gesellschaftsorgans, bspw. einen Verwaltungsrat, benennen, welchen die Aktionäre als ihren Vertreter auswählen können und welcher an die Weisungen des Aktionärs gebunden ist).
Vertretung durch einen Depotvertreter (ein dem Bankengesetz oder dem Finanzinstitutsgesetz unterstelltes Institut, bei dem die Aktien der Gesellschaft hinterlegt sind. Der Depotvertreter ist verpflichtet, vor der Generalversammlung von den Hinterlegern die Weisungen für die Stimmabgabe einzuholen)
Vertretung durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter (unabhängiger, von der Gesellschaft bezeichneter Dritter, der das Stimmrecht des Aktionärs vertritt und an dessen Weisungen er gebunden ist.)
Der Organstimmrechtsvertreter, der Depotvertreter sowie der unabhängige Stimmrechtsvertreter müssen sich der Stimme enthalten, wenn sie keine Weisungen erhalten haben.
Die Generalversammlung entscheidet über die meisten Fragen mit dem absoluten Mehr der vertretenen Stimmen, wobei im Grundsatz auf jede Aktie eine Stimme entfällt. Andere Anforderungen an die Mehrheit / Quoren ergeben sich aus dem Gesetz und den Statuten. Gemäss Gesetz sind für folgende Beschlüsse mindestens zwei Drittel der vertretenen Stimmen und die Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerte erforderlich:
die Änderung des Gesellschaftszwecks
die Zusammenlegung von Aktien, soweit dafür nicht die Zustimmung aller betroffenen Aktionäre erforderlich ist
die Kapitalerhöhung aus Eigenkapital, gegen Sacheinlagen oder durch Verrechnung mit einer Forderung und die Gewährung von besonderen Vorteilen
die Einschränkung oder Aufhebung des Bezugsrechts
die Einführung eines bedingten Kapitals, die Einführung eines Kapitalbands
die Umwandlung von Partizipationsscheinen in Aktien
die Beschränkung der Übertragbarkeit von Namenaktien
die Einführung von Stimmrechtsaktien
den Wechsel der Währung des Aktienkapitals
die Einführung des Stichentscheids des Vorsitzenden in der Generalversammlung
eine Statutenbestimmung zur Durchführung der Generalversammlung im Ausland
die Dekotierung der Beteiligungspapiere der Gesellschaft
die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft
die Einführung einer statutarischen Schiedsklausel
der Verzicht auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters für die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung bei Gesellschaften, deren Aktien nicht an einer Börse kotiert sind
die Auflösung der Gesellschaft
Über die Generalversammlung ist ein schriftliches Protokoll zu führen, welches durch den Vorsitzenden und den Protokollführer zu unterzeichnen ist. Beschlüsse über Statutenänderungen sind zudem öffentlich zu beurkunden. Das Generalversammlung-Protokoll ist grundsätzlich ein Beschlussprotokoll, welches die Anträge und Ergebnisse der Abstimmungen und Wahlen zusammenfasst. Der Mindestinhalt des Protokolls ist im Gesetz (Art. 702 Abs. 2 OR) festgehalten:
das Datum, der Beginn und das Ende sowie die Art und der Ort der Generalversammlung
die Anzahl, die Art, der Nennwert und die Kategorie der vertretenen Aktien, unter Angabe der Aktien, die vom unabhängigen Stimmrechtsvertreter, von den Organstimmrechtsvertretern oder von Depotvertretern vertreten werden
die Beschlüsse und die Wahlergebnisse
die in der Generalversammlung gestellten Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten, die von den Aktionären zu Protokoll gegebenen Erklärungen
relevante technische Probleme, die bei der Durchführung der Generalversammlung auftreten
Die virtuelle Generalversammlung
Mit dem Inkrafttreten des neuen Aktienrechts per 1. Januar 2023 wurde neu auch die «virtuelle Generalversammlung» im Gesetz verankert. Dies, um die Durchführung von Generalversammlungen an den technischen Fortschritt sowie an die Bedürfnisse der modernen Gesellschaft anzupassen. Damit aber eine virtuelle Generalversammlung gültig durchgeführt werden kann, sind einige Vorbereitungen und Grundsätze zu berücksichtigen.
Eine virtuelle Generalversammlung kann nur durchgeführt werden, wenn zuvor eine entsprechende Grundlage in den Statuten geschaffen worden ist. Bei Aktiengesellschaften, die noch keine statutarische Grundlage für die virtuelle Generalversammlung haben, ist eine Statutenänderung notwendig. Diese bedarf eines Mehrheitsbeschlusses der Generalversammlung, der öffentlich zu beurkunden und anschliessend im Handelsregister einzutragen ist. Es braucht deshalb eine gewisse Vorlaufzeit, bevor eine erste virtuelle Generalversammlung durchgeführt werden kann.
Damit die Generalversammlung reibungslos ablaufen kann, muss die Technik geprobt und die Teilnehmenden müssen unter Umständen geschult werden. Es ist zwingend nötig, dass die Generalversammlung ausreichend Interaktionsmöglichkeiten bietet, um einen Meinungsbildungsprozess sowie die Ausübung der Aktionärsrechte (Fragen stellen, Abstimmungen durchführen) zu gewährleisten. Relevante technische Probleme sind, wie erwähnt, zu protokollieren. Sollte bei einer virtuellen Generalversammlung ein Problem auftreten, welches die Weiterentwicklung der ordnungsgemässen Durchführung der Versammlung nicht gewährleistet, muss die Generalversammlung zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden. Die bis zum Auftreten der technischen Probleme gefassten Beschlüsse bleiben aber gültig.
Der Verwaltungsrat muss zudem sicherstellen, dass:
die Identität der Teilnehmer feststeht.
die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden.
jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann.
das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht wird.
Um dies sicherzustellen, empfiehlt sich beispielsweise eine Authentifizierung mittels Zugangscode und Passwörtern.
Fazit
Eine gesetzes- und statutenkonforme Durchführung der Generalversammlung gibt den Aktionären und Verwaltungsräten Rechtssicherheit und schützt sie damit davor, dass Entscheide angefochten werden. Mit dem neuen Aktienrecht ergibt sich die Möglichkeit, bequemer und flexibler zu sein und auf virtuelle Versammlungen zu setzen. Dazu ist jedoch eine entsprechende Vorbereitung nötig und auch die virtuelle Versammlung muss die wesentlichen Formelemente einhalten.
