Deklaration von Spesen und genehmigtes Spesenreglement
Spesen können dem Arbeitnehmer effektiv oder mit einer Pauschale erstattet werden. Je nach Art der Spesen sind diese im Lohnausweis unterschiedlich zu deklarieren. Um den administrativen Aufwand und die Rechtssicherheit der Beteiligten zu erhöhen, ist in der Regel der Erlass und die Genehmigung eines Spesenreglements zu empfehlen.
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Frage
Wie sind Spesen im Lohnausweis zu deklarieren und was sind die Vorteile eines genehmigten Spesenreglements?
Antwort
Grundlagen
Spesen
Spesen sind vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit entstanden sind. Spesen können am üblichen Arbeitsort und auf Dienstreisen anfallen. Von einer Dienstreise wird gesprochen, wenn Mitarbeitende aus geschäftlichen Gründen ihre Aufgaben für den Arbeitgeber ausserhalb des üblichen Arbeitsortes auszuführen haben.
Man unterscheidet zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen. Während bei effektiven Spesen die tatsächlichen Auslagen vergütet werden, erfolgt die Vergütung von Pauschalspesen durch einen fixen vordefinierten Betrag. Die Vergütung effektiver Spesen ist ein Auslagenersatz, kein Lohnbestandteil und damit steuerneutral. Gleich verhält es sich bei Pauschalspesen, welche in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Übersteigen die Pauschalspesen die effektiven Auslagen, wird die Differenz zu einem steuerbaren Lohnbestandteil.
Spesen sind steuerrechtlich von Berufsauslagen und vom Erwerbseinkommen abzugrenzen.
Berufsauslagen
Berufsauslagen sind Aufwendungen, die grundsätzlich vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn oder nach Arbeitsschluss (Auslagen für den Arbeitsweg, für Büro- und Lagerbenützung beim Arbeitnehmenden daheim, für den Heimgebrauch von Hilfsmitteln, Umzugsentschädigungen) bzw. ganz allgemein bei der Arbeitstätigkeit anfallen (bspw. Auslagen für Werkzeuge, Fachliteratur, spezielle Kleider oder Schuhe etc.). Werden Berufsauslagen vom Arbeitnehmer selber getragen, können sie in der Steuererklärung teilweise als Gewinnungskosten vom Erwerbseinkommen abgezogen werden. Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer derartige Berufsauslagen, sind diese Erstattungen im Lohnausweis als Lohnbestandteil zu deklarieren und entsprechend als Erwerbseinkommen zu versteuern.
Erwerbseinkommen
Weitere Vergütungen des Arbeitgebers, insbesondere das Entgelt für die Arbeitsleistung oder auch die Erstattung weiterer Auslagen, die nicht im genügenden Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit stehen, sind Erwerbseinkommen und als solches im Lohnausweis zu deklarieren und durch den Arbeitnehmer zu versteuern.
Spesen im Lohnausweis
Je nach Art der Spesen sind diese im Lohnausweis unterschiedlich auszuweisen. Man unterscheidet zwischen beitragsmässig «nicht zu beziffernde Spesen» und «zu beziffernde Spesen»:
Nicht zu beziffernde Spesen
In der Wegleitung zum Lohnausweis werden bestimmte Kategorien von effektiven Spesen und Pauschalspesen definiert, welche im Lohnausweis betragsmässig nicht deklariert werden müssen. Dazu zählen:
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Übernachtungsspesen, welche gegen Beleg zurückerstattet werden
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Effektive Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen beträgt maximal CHF 35, die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30
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Kundeneinladungen, welche gegen Originalquittung abgerechnet werden
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Vergütung für die Benutzung öffentlicher Transportmittel, welche gemäss Beleg erfolgt
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Vergütung für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeuges nicht höher als 70 Rappen pro Kilometer
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Kleinspesen werden gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet
Entsprechen sämtliche ausbezahlte Spesen innerhalb eines Jahres diesen Anforderungen, müssen sie im Lohnausweis nicht beziffert werden. Der Arbeitgeber hat jedoch im Lohnausweis bei den Spesen ein Kreuz im entsprechenden Feld zu Ziffer 13.1.1 zu machen. Damit bestätigt er, dass Spesen ausbezahlt und die genannten Anforderungen eingehalten wurden.
Zu beziffernde Spesen
Werden bei der Vergütung von Spesen die vorgenannten Voraussetzungen nicht eingehalten, sind die gesamten effektiven und pauschalen Spesen im Lohnausweis betragsmässig und detailliert auszuweisen. Dabei wird zwischen Spesen für Reisen, Verpflegung und Übernachtung (Ziff. 13.1.1) und übrigen Spesen (Ziff. 13.1.2) unterschieden.
Die jeweils zuständige Steuerverwaltung des Arbeitnehmers prüft im Anschluss die Veranlagung individuell und legt fest, welche Spesen anerkannt und was gegebenenfalls als Einkommen zu versteuern ist. Dieses Vorgehen kann beim Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu einem beträchtlichen Erfassungsaufwand führen und birgt eine erhebliche Rechtsunsicherheit in Bezug auf die Einkommenssteuer resp. die zu leistenden Sozialabgaben.
Genehmigtes Spesenreglement
Allgemeines
Es obliegt dem Arbeitnehmer, gegenüber der zuständigen Steuerverwaltung nachzuweisen, dass er tatsächliche Auslagen im Rahmen der erstatteten Spesen hatte. Gelingt der Nachweis nicht, werden die erstatteten Spesen zu einem steuerbaren Lohnbestandteil. Zudem hat der Arbeitgeber auf diesen Lohnbestandteil nachträglich Sozialversicherungsabgaben abzuführen. Dies führt zu einem erheblichen administrativen Aufwand in Bezug auf das Sammeln und Aufbewahren von Belegen. Zudem besteht sowohl beim Arbeitnehmer als auch beim Arbeitgeber eine Rechtsunsicherheit, ob die deklarierten Spesen von der Steuerverwaltung auch tatsächlich akzeptiert werden.
Um den administrativen Aufwand und die Rechtsunsicherheit zu reduzieren, kann ein Unternehmen bei der Steuerverwaltung im jeweiligen Sitzkanton um die Genehmigung des eigenen Spesenreglements ersuchen.
Voraussetzung für die Genehmigung
Vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglemente sind grundsätzlich schweizweit auch für die jeweiligen Steuerverwaltungen im Wohnsitzkanton der Arbeitnehmenden verbindlich. Die Voraussetzungen für die interkantonale Verbindlichkeit sind:
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Pauschale Repräsentationsspesen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
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Übersteigen die pauschalen Repräsentationsspesen CHF 6’000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5% des Bruttolohnes (inkl. variable Vergütungen) betragen.
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Es gilt ein Maximalsatz von CHF 24’000 pro Jahr
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Die Berufskosten in den persönlichen Steuererklärungen der betroffenen Mitarbeitenden bleiben im Zuständigkeitsbereich der Veranlagungsbehörde.
Weichen Regelungen des Spesenreglements von diesen Richtlinien ab, sind sie für den Wohnsitzkanton des Arbeitsnehmers nicht bindend. Es empfiehlt sich zudem, das eigene Spesenreglement nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu gestalten.
Unternehmen mit einem genehmigten Spesenreglement haben im Lohnausweis unter Ziffer 15 den folgenden Vermerk anzubringen: «Spesenreglement durch Kanton XY (Kürzel des Kantons) am …… (Datum) genehmigt.»
Vorteile eines genehmigten Spesenreglements
Bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements überprüft die jeweils zuständige Steuerverwaltung des Arbeitnehmers in Bezug auf die Pauschalspesen nur noch, ob die Höhe der ausbezahlten mit der Höhe der bewilligten Spesen übereinstimmt. Folglich muss der Arbeitnehmer nicht mehr nachweisen, ob die Höhe der ausbezahlten Pauschalspesen auch im Rahmen der effektiven Auslagen liegt.
In Bezug auf die effektiven Spesen können sich Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement, denen die Bescheinigung von nicht pauschalen Vergütungen für sämtliche Mitarbeitenden sowie für leitende Angestellte unverhältnismässige Umtriebe verursacht, sogar von der Pflicht zur betragsmässigen Bezifferung im Lohnausweis befreien lassen. Dies, wenn sich das Unternehmen schriftlich verpflichtet:
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den Mitarbeitenden keine im Spesenreglement nicht vorgesehene Leistungen zu vergüten
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den Mitarbeitenden keine Privatauslagen, welche nicht im Lohnausweis als Lohnbestandteil aufgeführt sind, auszubezahlen
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den Arbeitnehmern mit der reglementarischen Spesenvergütungen den gesamten, gemäss Arbeitsrecht zustehenden Auslagenersatz abzudecken
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jede Änderung des Spesenreglements den Steuerbehörden zur Genehmigung zu unterbreiten.
Fazit
Es obliegt dem jeweiligen Arbeitnehmer nachzuweisen, dass die erstatteten Spesen die tatsächlichen Auslagen nicht übersteigen. Um den administrativen Aufwand und die Rechtsunsicherheit zu beseitigen, ist in der Regel der Erlass und die Genehmigung eines Spesenreglements ratsam.
