Angesichts des Fachkräftemangels bemühen sich Unternehmen, sich durch Lohnnebenleistungen oder sogenannte Fringe Benefits (Sachleistungen des Arbeitgebers, die den Mitarbeitenden kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden) von Mitbewerbern abzuheben. Mitunter entstehen dabei gute Ideen, die sich jedoch als Stolpersteine erweisen können, wenn die folgende Frage nicht beantwortet wird:
Frage
Welche Auswirkungen haben diese Lohnnebenleistungen auf die Sozialversicherungen und den Lohnausweis? Übrigens: Geldleistungen sind immer über den Lohn abzurechnen.
Wird dem Mitarbeitenden ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt, so kann dies auf verschiedene Weise abgerechnet werden.
Kann das Fahrzeug auch privat genutzt werden, muss ein geldwerter Vorteil als Lohn abgerechnet werden. Dieser kann mit einer Pauschale von 0.9% pro Monat des Anschaffungspreises abgerechnet werden. Zudem muss auf dem Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) angekreuzt werden. Der Mitarbeitende kann somit keine Berufskostenpauschale für den Arbeitsweg mehr abziehen. Diese Pauschale kann nur in Anspruch genommen werden, wenn der Mitarbeitende die Treibstoff- oder Energiekosten für die Privatfahrten selber tragen muss.
Darf das Fahrzeug nicht privat genutzt werden, ist nichts abzurechnen und auf dem Lohnausweis nicht aufzuführen.
Dazwischen gibt es verschiedene Varianten der Kostenbeteiligungen, der gemischten Nutzung oder der effektiven Berechnung des Privatanteils. Für diese individuellen Berechnungen empfiehlt es sich, eine Fachperson beizuziehen oder die nachfolgend erwähnten Publikationen zu konsultieren. In der Wegleitung zum Lohnausweis unter der Rz 21–25 sowie in den FAQ (Frequently asked questions) zum Lohnausweis der SSK (Ziff. F 4 und 2.2.1ff) und in der MWST-Info 08 finden sich Hinweise, wie dies abzurechnen ist. Wahrscheinlich ist es einfacher, auf einen Beitrag pro Monat zu verzichten, die Pauschalvariante anzuwenden und den Lohn um diesen Beitrag zu kürzen.
Mitarbeiterbeteiligungen
Auch im Bereich der Mitarbeiterbeteiligung gibt es viele Gestaltungsmöglichkeiten. Auch hier verweise ich auf die verschiedenen nachfolgend erwähnten Publikationen. Lassen Sie sich beraten, wenn Sie diese Möglichkeit in Betracht ziehen.
Weiterbildung
Sie muss in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. In diesem Fall gehören die übernommenen Aus- und Weiterbildungskosten nicht zum Erwerbseinkommen. Ist die Rechnung auf den Namen des Mitarbeitenden ausgestellt, so ist der Betrag trotzdem auf dem Lohnausweis Ziff. 13.3 aufzuführen. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich der Mitarbeitende auf eine eidgenössische Prüfung vorbereitet, die vom Bund subjektbezogen finanziert wird. Damit er die Bundesbeiträge geltend machen kann, muss die Rechnung auf seinen Namen lauten und die Bezahlung belegen. Der Arbeitgeber kann ihm die Kosten zurückerstatten. Leitet der Mitarbeitende nach Abschluss der Prüfung den beantragten Bundesbeitrag an den Arbeitgeber weiter, muss dies auf dem Lohnausweis mit einem Minusbetrag vermerkt werden.
Ein weiterer Fall, in dem die Rechnung auf den Namen des Mitarbeitenden ausgestellt wird, ist, wenn der Mitarbeitende von einem persönlichen Rabatt profitieren kann. Auch in diesem Fall muss dies auf dem Lohnausweis deklariert werden. Damit wird sichergestellt, dass der Mitarbeitende diese Kosten in seiner Steuererklärung nicht in Abzug bringen kann.
Verpflegung und Unterkunft
Erhält der Mitarbeitende vom Arbeitgeber freie Verpflegung und Unterkunft, so ist dies über den Lohn abzurechnen (Ziff. 2.1 des Lohnausweises). Die Ansätze können dem Merkblatt N2 der ESTV entnommen werden.
Werden Lunch-Checks abgegeben oder gewährt der Arbeitgeber die Möglichkeit, sich in einem Personalrestaurant vergünstigt zu verpflegen, ist das Feld G anzukreuzen. Bei einer Tätigkeit von mehr als 40% ausserhalb des üblichen Arbeitsortes sind weitere Voraussetzungen zu beachten (Wegleitung RZ 10 und 18).
Sonstige Nebenleistungen sind, grundsätzlich zum Markt- oder Verkehrswert, soweit sie bewertbar sind, zu bescheinigen.
Wohnung
Konsumgüter
GA oder andere Abonnemente des öffentlichen Verkehrs, sofern nicht geschäftlich bedingt (ausgenommen Halbtax)
Schulgelder für Kinder
Versicherungen
Hypotheken
Fitnesscenter
Beiträge für den Besuch einer externen Kinderkrippe
Zivilkleider
Ausgaben für Wahlkämpfe, Parteibeiträge
Steuern (auch Quellensteuer)
Massagen, sofern sie pro Mitarbeitenden abgerechnet werden
Folgende Gehaltsnebenleistungen sind nicht zu deklarieren:
Halbtaxabonnemente
REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 pro Jahr (werden REKA-Checks als Geschenk abgegeben, handelt es sich um ein Naturalgeschenk und muss bis zu einem Wert von CHF 500 nicht deklariert werden)
Naturalgeschenke zu Weihnachten, Geburtstag usw. bis CHF 500 pro Anlass. Gutscheine sind den Naturalgeschenken gleichgestellt.
Private Nutzung von Arbeitsgeräten im üblichen Rahmen (z.B. Mobiltelefon)
Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF 1’000 (ausgenommen Fitnessclub)
Beiträge an Fachverbände
Branchenübliche Rabatte auf Waren für den Eigenbedarf
Eintrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Anlass
Gratis-Parkplätze
Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen im Auftrag des Arbeitgebers oder der Pensionskasse
Betriebseigene Kinderkrippe
NBU- und KTG-Beiträge durch den Arbeitgeber übernommen
Der Ausweis von Gehaltsnebenleistungen auf dem Lohnausweis bringt viele Fallstricke. Wenn Sie eine Gehaltsnebenleistung einführen wollen, die in der Wegleitung oder in den anderen Publikationen nicht explizit erwähnt wird, ist eine genauere Abklärung unerlässlich.
Angesichts des Fachkräftemangels bemühen sich Unternehmen, sich durch Lohnnebenleistungen oder sogenannte Fringe Benefits (Sachleistungen des Arbeitgebers, die den Mitarbeitenden kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden) von Mitbewerbern abzuheben. Mitunter entstehen dabei gute Ideen, die sich jedoch als Stolpersteine erweisen können, wenn die folgende Frage nicht beantwortet wird:
Welche Auswirkungen haben diese Lohnnebenleistungen auf die Sozialversicherungen und den Lohnausweis? Übrigens: Geldleistungen sind immer über den Lohn abzurechnen.
Wird dem Mitarbeitenden ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt, so kann dies auf verschiedene Weise abgerechnet werden.
Kann das Fahrzeug auch privat genutzt werden, muss ein geldwerter Vorteil als Lohn abgerechnet werden. Dieser kann mit einer Pauschale von 0.9% pro Monat des Anschaffungspreises abgerechnet werden. Zudem muss auf dem Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) angekreuzt werden. Der Mitarbeitende kann somit keine Berufskostenpauschale für den Arbeitsweg mehr abziehen. Diese Pauschale kann nur in Anspruch genommen werden, wenn der Mitarbeitende die Treibstoff- oder Energiekosten für die Privatfahrten selber tragen muss.
Darf das Fahrzeug nicht privat genutzt werden, ist nichts abzurechnen und auf dem Lohnausweis nicht aufzuführen.
Dazwischen gibt es verschiedene Varianten der Kostenbeteiligungen, der gemischten Nutzung oder der effektiven Berechnung des Privatanteils. Für diese individuellen Berechnungen empfiehlt es sich, eine Fachperson beizuziehen oder die nachfolgend erwähnten Publikationen zu konsultieren. In der Wegleitung zum Lohnausweis unter der Rz 21–25 sowie in den FAQ (Frequently asked questions) zum Lohnausweis der SSK (Ziff. F 4 und 2.2.1ff) und in der MWST-Info 08 finden sich Hinweise, wie dies abzurechnen ist. Wahrscheinlich ist es einfacher, auf einen Beitrag pro Monat zu verzichten, die Pauschalvariante anzuwenden und den Lohn um diesen Beitrag zu kürzen.
Mitarbeiterbeteiligungen
Auch im Bereich der Mitarbeiterbeteiligung gibt es viele Gestaltungsmöglichkeiten. Auch hier verweise ich auf die verschiedenen nachfolgend erwähnten Publikationen. Lassen Sie sich beraten, wenn Sie diese Möglichkeit in Betracht ziehen.
Weiterbildung
Sie muss in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. In diesem Fall gehören die übernommenen Aus- und Weiterbildungskosten nicht zum Erwerbseinkommen. Ist die Rechnung auf den Namen des Mitarbeitenden ausgestellt, so ist der Betrag trotzdem auf dem Lohnausweis Ziff. 13.3 aufzuführen. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich der Mitarbeitende auf eine eidgenössische Prüfung vorbereitet, die vom Bund subjektbezogen finanziert wird. Damit er die Bundesbeiträge geltend machen kann, muss die Rechnung auf seinen Namen lauten und die Bezahlung belegen. Der Arbeitgeber kann ihm die Kosten zurückerstatten. Leitet der Mitarbeitende nach Abschluss der Prüfung den beantragten Bundesbeitrag an den Arbeitgeber weiter, muss dies auf dem Lohnausweis mit einem Minusbetrag vermerkt werden.
Ein weiterer Fall, in dem die Rechnung auf den Namen des Mitarbeitenden ausgestellt wird, ist, wenn der Mitarbeitende von einem persönlichen Rabatt profitieren kann. Auch in diesem Fall muss dies auf dem Lohnausweis deklariert werden. Damit wird sichergestellt, dass der Mitarbeitende diese Kosten in seiner Steuererklärung nicht in Abzug bringen kann.
Verpflegung und Unterkunft
Erhält der Mitarbeitende vom Arbeitgeber freie Verpflegung und Unterkunft, so ist dies über den Lohn abzurechnen (Ziff. 2.1 des Lohnausweises). Die Ansätze können dem Merkblatt N2 der ESTV entnommen werden.
Werden Lunch-Checks abgegeben oder gewährt der Arbeitgeber die Möglichkeit, sich in einem Personalrestaurant vergünstigt zu verpflegen, ist das Feld G anzukreuzen. Bei einer Tätigkeit von mehr als 40% ausserhalb des üblichen Arbeitsortes sind weitere Voraussetzungen zu beachten (Wegleitung RZ 10 und 18).
Weitere Gehaltsnebenleistungen
Sonstige Nebenleistungen sind, grundsätzlich zum Markt- oder Verkehrswert, soweit sie bewertbar sind, zu bescheinigen.
Wohnung
Konsumgüter
GA oder andere Abonnemente des öffentlichen Verkehrs, sofern nicht geschäftlich bedingt (ausgenommen Halbtax)
Schulgelder für Kinder
Versicherungen
Hypotheken
Fitnesscenter
Beiträge für den Besuch einer externen Kinderkrippe
Zivilkleider
Ausgaben für Wahlkämpfe, Parteibeiträge
Steuern (auch Quellensteuer)
Massagen, sofern sie pro Mitarbeitenden abgerechnet werden
Folgende Gehaltsnebenleistungen sind nicht zu deklarieren:
Halbtaxabonnemente
REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 pro Jahr (werden REKA-Checks als Geschenk abgegeben, handelt es sich um ein Naturalgeschenk und muss bis zu einem Wert von CHF 500 nicht deklariert werden)
Naturalgeschenke zu Weihnachten, Geburtstag usw. bis CHF 500 pro Anlass. Gutscheine sind den Naturalgeschenken gleichgestellt.
Private Nutzung von Arbeitsgeräten im üblichen Rahmen (z.B. Mobiltelefon)
Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF 1’000 (ausgenommen Fitnessclub)
Beiträge an Fachverbände
Branchenübliche Rabatte auf Waren für den Eigenbedarf
Eintrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Anlass
Gratis-Parkplätze
Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen im Auftrag des Arbeitgebers oder der Pensionskasse
Betriebseigene Kinderkrippe
NBU- und KTG-Beiträge durch den Arbeitgeber übernommen
Der Ausweis von Gehaltsnebenleistungen auf dem Lohnausweis bringt viele Fallstricke. Wenn Sie eine Gehaltsnebenleistung einführen wollen, die in der Wegleitung oder in den anderen Publikationen nicht explizit erwähnt wird, ist eine genauere Abklärung unerlässlich.
